Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp mỏ và một số đề xuất

1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp mỏ nhìn từ góc độ nhà quản lý.

Từ những năm 90 của thế kỷ trước các doanh nghiệp trong ngành than đã bắt đầu đầu tư cho công nghệ thông tin (CNTT) và sử dụng một số phần mềm ở mức đơn giản. Tuy nhiên, từ năm 1997 các doanh nghiệp trong ngành mới thực sự quan tâm tới CNTT và bắt đầu đầu tư thêm các trang thiết bị, lắp đặt các hệ thống mạng, mua thêm một số phần mềm chuyên dùng như: kế toán, vật tư, nhân sự… Một số doanh nghiệp đã triển khai một số phần mềm phục vụ cho công nghệ mỏ như: trắc địa - địa chất, lập kế hoạch khai thác, vận tải. Sau năm 2000 các doanh nghiệp trong nghành đã không ngừng đầu tư cho CNTT cả về nhân lực và cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, hệ thống đường truyền. Một số doanh nghiệp đã thành lập phòng/tổ phụ trách về CNTT có chức năng chủ yếu là quản lý hệ thống tin học. Đến nay, tất cả các doanh nghiệp trong ngành than Việt Nam đều đã ứng dụng CNTT và truyền thông trong quản lý.

Đến nay, ứng dụng CNTT trong hệ thống quản lý của các doanh nghiệp đã có những bước chuyển mình rõ rệt. Có thể thấy rõ điều đó qua số liệu điều tra vào tháng 3/2008 về mức độ sẵn sàng cho ứng dụng CNTT – TT tại các doanh nghiệp mỏ của Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam . Một số kết luận khái quát rút ra từ số liệu đó là:

- Về phần cứng: Các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn đã đầu tư trang bị phần cứng tương đối hiện đại. Máy tính đã trang bị tới tận nhân viên quản lý cấp phân xưởng. Số lượng máy tính/nhân viên của bộ máy quản lý ≈ 0.5. Các máy tính đều có cấu hình mạnh. Tuy nhiên, một phần do nguồn tài chính để đầu tư, một phần do cách nhìn nhận của người quản lý về khả năng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp mà hệ thống phần cứng được đầu tư còn nhỏ, lẻ, chưa đồng bộ, các doanh nghiệp chưa khai thác hết khả năng công suất của hệ thống.

- Về phần mềm: Ngoài các phần mềm hệ thống được trang bị ngay khi các doanh nghiệp đầu tư máy tính, các phần mềm ứng dụng cũng được triển khai tương đối rộng, hỗ trợ các chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Hầu hết các ứng dụng hỗ trợ cho chức năng riêng, tập trung vào những thủ tục và hoạt động thường ngày như kế toán, thanh toán, xử lý đơn hàng, quản lý kho và các phép tính toán học dựa trên khối lượng dữ liệu đơn giản. Số phần mềm ứng dụng chạy trên mạng chưa nhiều, chỉ lác đác ở một số doanh nghiệp.

- Về dữ liệu và tổ chức dữ liệu: Do các phần mềm ứng dụng gần như độc lập với nhau, không kết nối, chia sẻ, mỗi phần mềm hỗ trợ cho một chức năng riêng biệt với cơ sở dữ liệu riêng nên dữ liệu chưa được tổ chức đảm bảo hợp nhất thành “kho” cơ sở dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp.

- Về xử lý dữ liệu và kết xuất thông tin: Việc xử lý dữ liệu gần như mới chỉ dừng ở xử lý tác nghiệp. Với các doanh nghiệp mỏ, chủ yếu là xử lý theo lô (tức là tích luỹ các giao dịch và xử lý một lần) mà chưa thực hiện sử lý trực tuyến (xử lý ngay khi giao dịch phát sinh).

- Về truyền thông: Đa phần các doanh nghiệp mỏ trong Tập đoàn Công nghiệp Than và Koáng sản Việt Nam đều đã đầu tư cho các hệ thống mạng (cả mạng Lan, Wan và mạng Internet). Tuy nhiên mức độ tận dụng phương tiện truyền thông này còn thấp.

- Về nhân sự: Hầu hết các doanh nghiệp đều đã có cán bộ chuyên trách về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, số lượng nhân viên dành cho quản trị mạng không nhiều, số được đào tạo chính quy về CNTT từ hệ cao đẳng trở lên quá ít, chủ yếu từ các ngành khác chuyển sang. Các nhân viên của bộ máy quản lý có thể dược coi là “biết sử dụng máy tính” nhưng không được đào tạo một cách hệ thống, đa phần là nhân viên tự học sử dụng máy tính.

- Về tổ chức: Người quản lý cấp cao chưa nhận thấy rõ tàm quan trọng của thông tin và những tác động của công nghệ thông tin tới quá trình quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hầu như chưa có lãnh đạo cấp doanh nghiệp phụ trách CNTT. Thông tin chưa được coi là nguồn lực cho quá trình sản xuất kinh doanh như nguồn lực con người, nguồn vốn, nguồn tài nguyên thiên nhiên….Trong số 63 doanh nghiệp được khảo sát chỉ có 31 doanh nghiệp có bộ phận chuyên trách về CNTT và truyền thông, mà chủ yếu là 1 tổ nhỏ trong phòng hoặc ban nào đó. Chức năng của bộ phận này chủ yếu là “quản lý hệ thống máy tính và mạng-cơ sở hạ tầng CNTT trong doanh nghiệp” chứ chưa đảm nhận chức năng của bộ phận quản trị thông tin và cung cấp dịch vụ thông tin cho bộ máy quản lý.

- Mặc dù các doanh nghiệp trong ngành than đã đầu tư không ít cho CNTT (chỉ tính riêng năm 2007, tổng số tiền chi cho CNTT là gần 30 tỷ đồng - khoảng 0,1% doanh thu) nhưng hiệu quả chưa cao. Xét về tổng thể sự phối hợp giữa các cấu thành của CNTT ở các doang nghiệp mỏ chưa đồng bộ. Thường thì, phần cứng được tranh bị hiện đại nhưng lại chạy các chương trình ứng dụng nhỏ, lẻ hoặc thậm chí có nơi chỉ dùng cho các chương trình tự động hoá công tác văn phòng. Đa phần các chương trình ứng dụng được lập không thích hợp cho việc chia sẻ dữ liệu và dùng cho mạng. Các doanh nghiệp mỏ thường có tính ỳ về ứng dụng khoa học công nghệ mới, đặc biệt là CNTT. Trong khi đó, các doanh nghiệp khác, đặc biệt là những doanh nghiệp dịch vụ (ngân hàng, hàng không, …) hoặc những liên doanh với nước ngoài, tốc độ đổi mới công nghệ thông tin rất nhanh. Còn các doanh nghiệp mỏ, tuy có nhưng với tốc độ chậm hơn nhiều. Kết quả là:

- Hệ thống CNTT thiếu đồng bộ.

- Chế độ báo cáo chưa phù hợp, gây khó khăn cho việc xử lý và tổng hợp thông tin.

- Thông tin sử dụng thiếu độ tin cậy dẫn đến tình trạng mẩt những thông tin thứ cấp đáng phải có để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành doanh nghiệp.

- Tình trạng cát cứ thông tin ở các bộ phận chức năng riêng trong doanh nghiệp còn phổ biến, thông tin dữ liệu không chia sẻ cho nhau giữa các phần mềm và giữa các bộ phận.

- Thông tin không được phổ biến hoặc phổ biến chậm, không theo chuẩn gây khó khăn cho việc đối chiếu, so sánh.

Nguyên nhân của tình trạng trên phần là do cơ cấu tổ chức và hệ thống quản lý doanh nghiệp chưa phù hợp để ứng dụng CNTT tiên tiến, phần là do cấu trúc Hệ thống thông tin chưa phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Một số đề xuất những thay đổi trong mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại các doanh nghiệp mỏ.

2.1 Tăng cường tri thức về công nghệ thông tin cho bộ máy quản lý.

- Với lãnh đạo doanh nghiệp: Các nhà lãnh đạo cần thay đổi cách nhìn về CNTT, đưa CNTT lên tầm chiến lược chứ không phải như trước đây, coi CNTT chỉ là công cụ hỗ trợ. Hay nói theo cách khác, trước đây Ban lãnh đạo doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh và CNTT “chạy” theo sau để hỗ trợ thực thi chiến lược đó. Nhưng với quan điểm tư duy mới các chiến lược kinh doanh phải được hoạch định trên nền CNTT, CNTT phải “có mặt” trong hoạch định chiến lược. Thông tin phải trở thành một nguồn lực quan trọng đặc biệt (nhất là trong môi trường toàn cầu hoá với cạnh tranh khốc liệt), phải quản trị chúng và điểm cần nhấn mạnh ở đây là phải có người lãnh đạo về CNTT trong bộ máy quản lý.

- Với các nhân viên của bộ máy quản lý: Đa số nhân viên quản lý của các doanh nghiệp mỏ tạm gọi là “biết sử dụng máy tính”. Đó là vì họ hầu như không được đào tạo chính thức về ứng dụng CNTT, hoặc nếu có chỉ là những khoá rất ngắn ngày hoặc là tự học, tự trao đổi kiến thức về “cách sử dụng máy tính” giữa các nhân viên trong phòng, ban. Vì vậy cần mở các lớp đào tạo chính thức về ứng dụng CNTT cho nhân viên quản lý. Năm 2007, chỉ tiêu cho CNTT của các doanh nghiệp mỏ thuộc Tập đoàn Than-Khoáng sản việt Nam chỉ chiếm 0,1 % doanh thu (còn trên thế giới là 2,5% đến 3% doanh thu), trong đó, đa phần là chi cho cơ sở hạ tầng (phần cứng chiếm tới 78%, phần mềm 10%)còn chi cho đào tạo con người là phần rất nhỏ (chỉ chiếm 2%).

2.2 Tổ chức quản trị nguồn lực thông tin

Xuất phát từ quan điển coi thông tin là nguồn lực quan trọng như bao nguồn lực khác trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần quản trị nguồn lực thông tin (tương tự như quản trị nguồn lực tài chính, quản trị nguồn nhân lực,...). Tức là đảm bảo cách thức thu nhập, quản lý và kiểm soát tất cả các khía cạnh và các cấu thành của Hệ thống thông tin (HTTT) một cách toàn diện với 5 mục tiêu hàng đầu là:

- Sử dụng HTTT để cải thiện chất lượng hoạt động của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.

- Sử dụng HTTT để cải thiện năng suất lao động .

- Tái thiết kế lại HTTT để phản ánh tốt hơn chiến lược và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

- Giảm chi phí chi cho HTTT.

- Đào tạo nhân lực cho HTTT.

Từ thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp mỏ ta cần phải tổ chức lại HTTT, bao gồm việc xem xét đến vị trí của CNTT trong cơ cấu tổ chức quản lý và cấu trúc bên trong của HTTT. Vị trí của CNTT trong cơ cấu tổ chức đề cập đến việc phải có người lãnh đạo về nguồn lực thông tin (Giám đốc thông tin-CIO) chịu trách nhiệm về chíng sách thông tin, chiến lược thông tin, cấu trúc thông tin và các HTTT trong doanh nghiệp. Tổ chức lại CNTT còn phải xem xét tới cấu trúc bên trong của CNTT. Cụ thể, doanh nghiệp mỏ hiện nay cần phải có bộ phận chức năng đảm bảo thông tin cho doanh nghiệp (cũng như các bộ phận chức năng đảm bảo nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực,…). Bộ phận chức năng này có thể gọi là: “Trung tâm thông tin” với chức năng chủ yếu là quản trị nguồn lực thông tin. Từ đó thiết lập mối quan hệ của “Trung tâm thông tin” với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp. Việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản trị nguồn lực thông tin của doanh nghiệp được thực hiện đồng thời với việc tái thiết kế lại HTTT của doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh, phù hợp với khả năng ứng dụng CNTT hiện đại và với điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

2.3. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tạo điều kiện cho ứng dụng hiệu quả CNTT.

Tiếp theo là những thay đổi về cơ cấu quản lý của các bộ phận chức năng. Khi trung tâm thông tin của doanh nghiệp đi vào hoạt động vững vàng, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời, chính xác thì cơ cấu tổ chức hiện thời cần xem xét:

- Có thể tinh giản cơ cấu tổ chức theo chiều dọc: Cơ cấu tổ chức có thể phẳng hơn, giảm được các cấp quản lý trung gian;

- Tinh giản cơ cấu tổ chức theo chiều ngang: Quy mô, số người quản lý ở mỗi phòng ban, bộ phận chức năng cần thiết;

- Nghiên cứu và phân định lại chức năng cụ thể của các bộ phận chức năng, tránh chồng chéo, trung lặp, “giẫm chân lên nhau mà trước đây vẫn tồn tại vì thiếu thông tin và thông tin không được chia sẻ, dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Các bộ phận chức năng và các lãnh đạo của các bộ phận ấy không còn nhiệm vụ tập hợp, tìm kiếm thông tin theo chức năng mà mình đảm nhận. Với thông tin mà HTTT cung cấp, họ chỉ tập trung hỗ trợ lãnh đạo đồng nghiệp theo lĩnh vực của mình. Hay nói cách khác, thu hẹp lại các chức năng và tập truung cho các chức năng quan trọng nhất: tư vấn cho lãnh đạo cấp cao.

Về hình thức, những đề xuất của tác giả không làm thay đổi nhiều cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp mỏ (chỉ bổ sung thêm vị trí CEO và một “Trung tâm thông tin”) nhưng về nội dung, với vịêc bổ sung một vị trí lãnh đạo chuyên trách về CNTT, một “Trung tâm thông tin” đảm nhận cung ứng thông tin cho toàn bộ hệ thống quản lý, một HTTT được tích hợp sẽ phải thay đổi một cách cơ bản hoạt động của hệ thống quản lý, thay đổ cung cách quản lý, làm thay đổi chế độ báo cáo và tiến dần tới thay đổi một số chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý. Tuy nhiên, cần phải nhấn mạnh ở đây là những đề xuất của tác giả mới chỉ dừng lại ở phân tích định tính. Bởi lẽ, về định lượng - số lượng cấp quản lý thay đổi như thế nào?. Số nhân viên quản lý mỗi phòng ban tinh giản đến mức nào? Việc phân định lại chức nẳng cụ thể của mỗi bộ phận cũng như thay đổi cách thức phối hợp giữa họ,…tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành cải tổ. Những điều kiện đó là:

- Quy mô và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khả năng đầu tư cho CNTT.

- Trình độ ứng dụng CNTT của nhân viên trong cơ cấu tổ chức quản lý.

- Văn hóa doanh nghiệp.