Tin học hoá doanh nghiệp từ đâu

Hai bước sử dụng Internet để tiếp thị và giao dịch

Xây dựng gian hàng điện tử: Đây là việc mà doanh nghiệp (DN) nào cũng làm được và nên làm vì nó trực tiếp tăng khả năng giao dịch với khách hàng. Đó là một show-room trên Internet giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của DN với đầy đủ thông tin, kèm theo một khung giao dịch trao đổi giữa khách hàng và DN. Chỉ cần đầu tư một phần mềm (PM) Centent Management System (CMS) - PM quản lý nội dung thông dụng, đăng ký tên miền, thuê không gian cài đặt trên Internet và sau một tuần đào tạo là DN có thể tự thiết lập, quản lý gian hàng trực tuyến của mình. Tổng chi phí khoảng 10 triệu đồng mà lợi ích thu về rất khả quan: Mở rộng khả năng giao dịch mua bán với khách hàng trong nước và quốc tế, tập dượt làm quen với môi trường xúc tiến thương mại toàn cầu, tạo lập “đầu ra” cho hệ thống thông tin doanh nghiệp, khai thác tài nguyên mới…

Tham gia cổng giao dịch điện tử của tỉnh, vùng và quốc gia: Tiến thêm một bước, DN có thể hội nhập với cộng đồng bằng cách đưa gian hàng điện tử của mình tham gia cổng giao dịch điện tử của tỉnh, của vùng hay quốc gia. Đó là những sân chơi lớn hội tụ nhiều thế mạnh như “hệ thống siêu thị điện tử”, giao diện đa ngôn ngữ, đầu mối cung cấp dịch vụ từ thông tin, tư vấn, đào tạo đến chứng thực, thanh toán điện tử… Việc tham gia cổng giao dịch này đối với DN rất hữu ích vì được hiện diện trên cổng giao dịch chính thống của nhà nước, có nhiều cơ hội tiếp xúc với khách hàng, nhà đầu tư, và được miễn nhiều khoản phí (thuê không gian, giải pháp PM, hướng dẫn sử dụng, bảo vệ an toàn…). Được biết VCCI đang kết hợp với công ty cổ phần Dịch vụ Bưu chính viễn thông Sài Gòn (SPT) xây dựng cổng giao dịch thương mại trên Internet mà gần đây nhiều người quen gọi là sàn giao dịch quốc tế. Tham gia cổng này, DN được tiếp cận với thông tin thị trường khá phong phú (gồm các thị trường EU, Hoa Kỳ, Trung Quốc, châu Phi, AFTA…) được cung cấp khá chi tiết hệ thống thông tin pháp lý của nhà nước và các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, được giới thiệu và quảng bá thương hiệu thông qua các kênh giao dịch trực tuyến và không trực tuyến (như theo con đường ngoại giao). Không chỉ Hà Nội, nhiều địa phương như Lào Cai, Lạng Sơn, Cà Mau, Kiên Giang, Tây Ninh… đã chọn cách hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp của mình tiếp xúc với môi trường mới này để làm quen dần với cách giao dịch thương mại quốc tế qua Internet. Thành phố Hồ Chí Minh cũng đang tích cực xây dựng cổng giao dịch trên Internet phục vụ hơn 40.000 DN của thành phố.

Ba bước lập kế hoạch ứng dụng CNTT

Chọn phương pháp: Nguyên tắc chung là cần có kế hoạch tổng thể ứng dụng CNTT vào hiện đại hoá hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN phù hợp với yêu cầu phát triển và khả năng đầu tư của DN. Kế hoạch này phải hướng đến tin học hoá (THH) hệ thống, tích hợp và toàn diện chứ không phải rời rạc, đơn lẻ như trước đây. DN có thể tìm một nhà tư vấn tin cậy để xây dựng kế hoạch THH cho mình. Ở một số địa phương như Thừa Thiên Huế, Trung tâm CNTT của tỉnh chắc chắn là một địa chỉ tin cậy. Ngoài ra, VCCI vừa được Chính phủ giao chủ trì chương trình THH DN (E-business). Chương trình này tập trung lý giải vấn đề triển khai THH như thế nào là tối ưu nhất với từng loại hình DN, tuỳ theo quy mô và yêu cầu cụ thể của DN. Viện Tin DN thuộc VCCI cũng là một trong các địa chỉ mà DN có thể tìm kiếm sự hỗ trợ, tư vấn.

Hình thành môi trường thông tin điện tử: Trang bị máy tính, thiết lập website điều hành tác nghiệp nội bộ, tổ chức CSDL dùng chung, chia sẻ tài nguyên và phân công nhiệm vụ trong môi trường mạng, gắn hệ thống với “gian hàng điện tử trực tuyến” hay “cổng giao dịch điện tử” trên Internet là việc nên làm trong bước khởi đầu. Việc bắt buộc cá nhân tham gia quản lý DN làm việc trong môi trường thông tin điện tử chung là một bước đột phá mang tính cải cách triệt để.

Phát triển từng bước, mở rộng và hoàn thiện dần: Trong môi trường thông tin điện tử, phát triển dần các ứng dụng theo trật tự ưu tiên cái gì cần trước thực hiện trước và phát triển từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp. Tranh thủ tối đa những nguồn lực tiềm tàng từ bên ngoài phục vụ sự nghiệp phát triển của DN. Ví dụ, thông qua môi trường mạng, tìm kiếm các nguồn chất xám trong xã hội gần và phù hợp với hướng phát triển của DN nhằm thu hút, làm giàu hàm lượng tri thức trong sản phẩm và dịch vụ của DN. Nên hướng đến giải pháp hoạch định các nguồn tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hay cao hơn là có cả một chiến lược xây dựng doanh nghiệp điện tử.

Thay lời kết

Triển khai THH DN thuận lợi hơn quá trình THH quản lý nhà nước, THH giáo dục nhiều. Trước tiên, THH DN gắn liền với hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN. Nếu THH làm tăng khả năng cạnh tranh, tăng doanh số bán hàng, cung cấp dịch vụ, mở rộng thị trường và tạo điều kiện cho DN phát triển bền vững thì không DN nào bỏ qua cơ hội này. Thứ hai, THH DN không gặp trở ngại về quy chế quản lý vì nếu cần thay đổi phương pháp hay quy chế quản lý để đạt hiệu quả ứng dụng CNTT cao hơn thì DN sẽ sẵn sàng. Thứ ba, tất cả các ứng dụng trong DN đều trực tiếp đáp ứng yêu cầu phát triển nên không cần phải vận động, thuyết phục. Cuối cùng, hiện đại hoá là nhiệm vụ tự thân của DN, không ai làm thay được, vì thế, từ những đặc điểm nêu trên, dự đoán chương trình THH DN sẽ phát triển rất nhanh trong những năm tới.