Quy hoạch cán bộ - Biện pháp nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước

Nếu nhìn nhận dưới góc độ hệ thống thì cơ quan, công sở là một tập hợp bao gồm các yếu tố nguồn lực đầu vào, mục tiêu, các phương pháp tổ chức, quản lý cộng thêm các yếu tố tác động như môi trường... Trong đó, nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực cơ bản- của tổ chức và chất lượng đội ngũ cán bộ có tính quyết định đối với sự phát triển của tổ chức.

Tuy nhiên, chất lượng cán bộ cũng như tính chất các nguồn lực đầu vào khác, trên thực tế lại phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan của kinh tế - xã hội tác động vào nguồn cung nhân lực như chất lượng đào tạo, môi trường xã hội, giáo dục, văn hoá cộng đồng và một loạt các yếu tố nội tại bên trong tổ chức như phương thức thu hút, cơ chế tuyển dụng, sử dụng nhân lực, chính sách đãi ngộ, cơ hội thăng tiến... Việc đảm bảo đội ngũ cán bộ thực sự đáp ứng yêu cầu hoạt động của công sở cả trong hiện tại và tương lai là một quá trình gây dựng lâu dài, đòi hỏi nhà tổ chức phải có tầm nhìn, nghĩa là hoạt động quy hoạch cán bộ phải thật khoa học và gắn chặt với yêu cầu của thực tiễn.

Việc quy hoạch cán bộ một cách máy móc và thiếu đầy đủ dẫn tới một lúc nào đó cósựlệch pha giữathựctrạngđộingũvớiyêu cầu công việc cả về số lượng lẫn chất lượng mà không thể kịp thời điều chỉnh. Đây là một trong những nguyên nhân làm gián đoạn hoặc làm cho hoạt động công sẽ không được thông suốt hay mục tiêu của tổ chức sẽ khó đạt được hiệu quả như mong muốn.

Và nguyên nhân chính là do đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC) không đảm bảo yêu cầu về số lượng lẫn chất lượng: nhiều vị trí công việc bị bỏ trống do không tuyển chọn được người có trình độ chuyên môn phù hợp; nhiều công việc bị chậm trễ do công chức không đủ trình độ giải quyết và không kịp thời lựa chọn được phương án giải quyết tối ưu đối với các tình huống phức tạp.

Nếu như đội ngũ CBCC quá thiếu sẽ gặp khó khăn và phát sinh nhiều vấn đề như: khi cá nhân CBCC bị ốm đau hoặc có việc gia đình... thì cơ quan, tổ chức không bố trí được người thay thế. Thậm chí, mặc dù có những nơi không hẳn thiếu CBCC, hoặc có nơi dư thừa nhưng không có người đáp ứng trình độ chuyên môn để thay thế.

Trên thực tế, xuất hiện thực trạng nhiều cơ quan, đơn vị lâm vào khủng hoảng thiếu công chức những nơi khác lại dư thừa, tình trạng công chức không có việc làm do khi cơ cấu lại tổ chức, tinh giản bộ máy hoặc nhiều cơ quan thay đổi chức năng nhiệm vụ mà lúc quy hoạch không dự tính tới. Đội ngũ công chức dư thừa cũng phát sinh những vấn đề liên quan đến tâm lý, thái độ của công chức và dễ gây nên bất ổn trong môi trường làm việc. Ngoài ra, có nhiều cơ quan lại xuất hiện tình trạng chỉ khi phát sinh nhiệm vụ mới và thấy thiếu CBCC ở nhiều vị trí thì mới tiến hành tuyển dụng ồ ạt cùng một lúc. Hoặc có những cơ quan, đơn vị, khoảng trống giữa các thế hệ CBCC thiếu sự tiếp nối đã làm nảy sinh nhiều bất cập. Và như vậy, một vấn đề quan trọng, liên quan đến cơ cấu CBCC là sự ngắt quãng, chênh lệch, thiếu tiếp nối để có tính liên tục giữa các thế hệ. Nhiều cơ quan chủ yếu tồn tại hai thế hệ: những cán bộ có kinh nghiệm thì tuổi đã rất cao, hầu hết trên 50 và đảm đương các nhiệm vụ quản lý lãnh đạo hoặc chuyên môn quan trọng; còn lại là những cán bộ mới tuyển, tuổi khoảng 20 - 30, kinh nghiệm công tác chưa nhiều, chưa đảm trách được những vị trí quan trọng. Với cơ cấu tuổi thiếu tính liên tục như trên thì những nhiệm vụ trọng yếu, cơ bản của cơ quan sẽ dồn vào đội ngũ cao tuổi, hạn chế về sức khoẻ, mức độ nhiệt tình và sáng tạo trong khi đội ngũ trẻ lại chưa được thử thách, thiếu kinh nghiệm. Rõ ràng, năng lực cạnh tranh, khả năng bứt phá, đẩy mạnh cải cách để đem lại hiệu quả làm việc trong cơ quan, tổ chức cũng vì thế bị hạn chế rất nhiều.

Còn một yếu tố nữa có thể tạo ra sức ép đối với các cơ quan, tổ chức, đó là, có nhiều cơ quan hành chính và cơ sở dịch vụ công, do tính chất công việc và do mức lương hạn chế nên việc thu hút tuyển dụng chủ yếu là nữ giới. Trong khi điểm đặc biệt của giới này liên quan đến thiên chức, trách nhiệm gia đình và xã hội của phụ nữ, nếu cơ quan có quá nhiều nữ sẽ gặp phải vấn đề liên quan đến sức khoẻ sinh sản,... khiến cán bộ phải nghỉ việc nhiều hơn nam giới và vì vậy sẽ thiếu người thay thế.

Ngoài ra, còn những vấn đề phát sinh trong tổ chức bộ máy dân cử, trong mối quan hệ giữa hệ thống chính trị và hành chính, giữa bộ máy dân cử và các đơn vị đảm nhận công việc hành chính thường xuyên cũng có thể tạo nên những khoảng thời gian giao thời làm gián đoạn hoạt động điều hành. Ví dụ, giai đoạn bầu cử, chờ phê duyệt bộ máy, cơ cấu nhân sự hành chính mới thì những đề án, dự án cần phê duyệt hoặc điều chỉnh trong giai đoạn này thường bị đình lại chờ sự sắp xếp chính thức.

Sự không liên tục, thiếu ổn định trong hoạt động của cơ quan, công sở nhà nước có thể dẫn đến những thiệt hại về kinh tế, ảnh hưởng tới đời sống xã hội, làm hạn chế sự tăng trưởng và phát triển của đơn vị, tổ chức và sự phát triển của quốc gia. Vậy nhiệm vụ đặt ra là cần có sự tính toán cụ thể, khoa học, dựa trên các căn cứ thực tiễn để quy hoạch đội ngũ CBCC một cách hợp lý, tối ưu hoá cho sự phát triển của tổ chức trong từng giai đoạn nhất định và đảm bảo phát triển bền vững cho cơ quan, tổ chức về mặt nhân sự.

Có thể thấy rõ, việc hoạch định phát triển, xây dựng mô hình cơ cấu đội ngũ CBCC trong tương lai là một công việc khó khăn do có quá nhiều biến số khiến chúng ta khó có thể hình dung chính xác những yêu cầu của công việc và cách thức để phát triển đội ngũ. Quy hoạch phục vụ hiện tại và phục vụ phát triển có thể hiểu như là hai chiều quay của thực thể là tổ chức. Cần làm sao cho hai chiều này quay đồng thời mà vẫn giữ được sự cân bằng. Giải quyết bài toán hiện tại song song với việc giải quyết nhiệm vụ của quá trình hoạt động liên tục trong tương lai.

Nhiệm vụ đầu tiên của công tác quy hoạch cán bộ trong tổ chức là thu thập thông tin, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về hoạt động, mục tiêu cần đạt được của cơ quan và quá trình phát triển của đội ngũ CBCC. Trong đó trước hết là, tìm hiểu thông tin về quá trình phát triển, chức năng nhiệm vụ của tổ chức làm cơ sở xây dựng mục tiêu cho quy hoạch cán bộ.

Việc quy hoạch đội ngũ CBCC trong cơ quan, tổ chức cần được xác định trong khoảng thời gian nhất định, đảm bảo sự phát triển và trưởng thành của các thế hệ.

Việc xác định thời gian quy hoạch cũng rất cần thiết. Đội ngũ cán bộ trong tổ chức thường chia ra làm ba thế hê: CBCC có nhiều kinh nghiệm, có độ tuổi từ 40 - 60 tuổi; lực lượng CBCC làm công tác chuyên môn chính: 30 - 40 tuổi và lực lượng CBCC trẻ: 20 - 30 tuổi. Như vậy, cần quy hoạch cho được ba thế hệ, tức là trong khoảng thời gian trên 10 năm, từ 15 - 20 năm phải đủ để vắt qua ba thế hệ. Thời gian quy hoạch cũng không nên quá dài để đảm bảo sai số thấp.

Thứ hai là,xác định mục tiêu, xây dựng mô hình cơ cấu nhản sự trong 15 năm và chia ra từng giai đoạn 5 năm một lần. Cần thu thập thông tin để có sự hình dung đầy đủ về yêu cầu công việc và từ đó xây dựng mô hình nhân sự đáp ứng yêu cầu.

Thứ ba là,phải xây dựng cơ cấu nhân sự dựa trên các tiêu chí, đặc điểm như: số lượng, trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính... Mô hình cơ cấu nhân sự được xây dựng và có tính sai số, xác định số lượng dự phòng, thay thế... sẽ là căn cứ để tiến hành một loạt các nhiệm vụ tổ chức nhân sự như: tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, phân công công việc... Ngoài ra, hiện nay một số cải tiến đối với mô hình tổ chức cơ quan dân cử như: không bầu lại toàn bộ mà bầu từng phần trong mỗi nhiệm kỳ; xu hướng phân định trách nhiệm rõ ràng giữa chính trị và hành chính nhằm đảm bảo có sự hoạt động liên tục, tránh ngắt quãng trong hoạt động của tổ chức.

Tóm lại, việc quy hoạch tốt đội ngũ cán bộ sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động, kịp thời giải quyết nhiệm vụ công việc, đảm bảo cung ứng dịch vụ công kịp thời và đầy đủ trong các giai đoạn phát triển trong tương lai.