Thứ tư, 04/10/2006 14:59 (GMT+7)
Ghi chú thông tin về tài liệu trong MS Word
Để thực hiện được điều này, bạn vào menu File>Propertiesvà điền các thông tin vào thẻ Summary. Thẻ Summarychỉ gồm một số thông tin cơ bản, cần thiết nhất. Để có thể bổ sung nhiều thông tin hơn, hãy vào thẻ Custom. Ở đây có đến 27 loại thông tin về tài liệu để bạn có thể ghi chú nếu thấy cần thiết.
2. Chế độ duyệt File “Details view” trong Windows Explorer sẽ hiển thị các thông tin về tài liệu. Theo mặc định chỉ có một số thông tin cơ bản được hiện thị, bạn có thể mở rộng chế độhiển thị thông tin của Windows Explorer bằng cách vào menu View>Choose Detailsvà đánh dấu vào các thông tin của tài liệu muốn hiển thị thêm. Khi dùng Windows Explorer để tìm, bạn có thể xemtrước các thông tin cần thiết về tài liệu để có thể phần nào “hình dung” được nội dung của tài liệu ấy mà không cần phải mở chúng ra. Một điều cũng rất hữu ích là bạn có thể sắp xếp thứ tự các tàiliệu có chung một thông tin nào đó, chẳng hạn như các tài liệu có cùng một tác giả, các tài liệu cùng một chủ đề... bằng cách bấm vào thẻ thông tin tương ứng.Đối với các loại tài liệu khác trong bộ Microsoft Office như Excel, Power Point, bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin cho chúng theo cách như trên. Tập thói quen tạo thông tin bổ sung chocác tài liệu sẽ rất hữu ích cho bạn trong việc quản lý, tìm kiếm và tổ chức tài liệu. Bạn sẽ thấy bỏ ra một vài phút để làm việc này quả là xứng đáng một khi đã từng lâm vào cảnh mất hàng giờ chỉ đểtìm một tài liệu nào đó bị thất lạc vì lâu quá không dùng đến.Nguồn: Làm bạn với máy vi tính, số 158, 11/7/2006