Ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính qua bốn nhiệm kỳ Quốc Hội: Vì sao chưa hoàn chỉnh?
Qua thực tế có thể thấy cần 12 công đoạn (trong đó có khoảng trên 20 hoạt động cần thiết) cho việc xử lý một hồ sơ:
- Tiếp nhận hồ sơ.
- Cập nhật thông tin dữ liệu.
- Chuyển xử lý đến các đơn vị chức năng.
- Thụ lý hồ sơ(kiểm tra, đối chứng, xác nhận, thực hiện các công việc chuyên môn).
- Luân chuyển xử lý (với những hồ sơ cần qua nhiều đơn vị cùng tham gia xử lý).
- Lập báo cáo theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ.
- Lập báo cáo theo dõi tình hình xử lý hồ sơ của từng đơn vị (thời gian, chất lượng giải quyết theo quy định, nguyên nhân đối với những hồ sơ cần bổ túc hoặc không thể xử lý…).
- Lập báo cáo theo dõi nhu cầu xin giải quyết thủ tục hành chính (Cấp phép, cấp chứng nhận kinh doanh, hợp thức hóa…theo từng lĩnh vực, từng ngành nghề để đánh giá tình hình biến động về nhu cầu).
- Ghi nhận kết quả thụ lý.
- Hoàn tất thủ tục-ban hành kết quả (trình, ký, đóng dấu, lưu trữ, phát hành).
- Trả kết quả.
- Lưu trữ hồ sơ xử lý.
Với khối lượng công việc của một hồ sơ như thế, nếu thực hiện hoàn toàn theo cách thủ công, có thể thấy được áp lực công việc lên các viên chức Nhà nước trong việc xử lý hồ sơ và từ đó dẫn đến hệ quả quản lý hành chính yếu kém và quản lý hành chính quan liêu, cửa quyền.
Trải qua 4 nhiệm kỳ Quốc Hội từ 1992 đến nay, có thể thấy cải cách hành chính sau nhiều năm đã cố gắng tránh khỏi hai hệ quả trên với nhiều biện pháp thực hiện và “Tin học hóa Quản lý nhà nước” là một trong những biện pháp hàng đầu. Tin học hóa Quản lý Nhà nước là quá trình đưa các phương tiện, công cụ hiện đại của công nghệ thông tin vào hoạt động của bộ máy Quản lý nhà nước nhằm tự động hóa các quy trình thông tin phục vụ việc quản lý, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, hỗ trợ tích cực cho quá trình cải cách thủ tục hành chính.
Gần 20 năm thực hiện cải cách hành chính, cho thấy áp lực công việc của viên chức nhà nước phần nào được giải tỏa. Có thể so sánh công việc của con người và của máy tính.
Công việc do con người thực hiện | Công việc do hệ thống CNTT thực hiện |
Tiếp nhận, cập nhật thông tin vào hệ thống | - Phân loại hồ sơ. - Luân chuyển thông tin đến từng thành viên chức năng theo từng thủ tục |
Chuyển hồ sơ đến các đơn vị chức năng | Sắp xếp hồ sơ theo yêu cầu để phục vụ khâu thụ lý hồ sơ |
Thực hiện thụ lý hồ sơ: kiểm tra, đối chứng, xác nhận, thực hiện các công việc chuyên môn | |
Ghi nhận kết quả thụ lý vào hệ thống. | Kiểm tra kết quả thụ lý. Chuyển các khâu xử lý tiếp (bổ túc hồ sơ hoặc làm thủ tục ban hành kết quả) |
Khai thác thông tin | Cung cấp thông tin phục vụ kiểm soát quá trình thụ lý hồ sơ. |
Khai thác thông tin | Nhắc nhở đối với trường hợp thụ lý không đúng thời hạn quy định. |
Khai thác thông tin | Lưu trữ thông tin |
Khai thác thông tin | Phục vụ thông tin cho hậu kiểm. |
Khai thác thông tin | Cung cấp thông tin tổng hợp, thống kê phục vụ lãnh đạo. |
Khai thác thông tin | Lập báo cáo |
Có thể thấy sự thay đổi của hoạt động xử lý hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trước và sau khi có sự tham gia của công nghệ thông tin.
Trước | Sau |
Làm việc dựa trên giấy tờ là chính | Làm việc dựa trên các phương tiện điện tử là chính |
Hoạt động theo cơ cấu phân tán | Hoạt động theo nguyên tắc mạng liên kết |
Sức mạnh thể hiện ở việc tích lũy thông tin | Sức mạnh thể hiện ở việc chia sẻ thông tin |
Nhập dữ liệu nhiều lần | Nhập dữ liệu một lần |
Công việc trùng lắp | Loại bỏ những công việc trùng lắp. CNTT giải quyết các công việc lặp lại nhiều lần. |
Phản hồi chậm, ách tắc thông tin | Phản hồi nhanh, thông tin thông suốt |
Môi trường thông tin hạn chế | Môi trường thông tin không hạn chế |
Hướng tới sự phục tùng | Hướng tới hiệu suất |
E ngại thông tin | Hiểu biết công nghệ |
Công việc theo thói quen, thông lệ | Công việc cải tiến hàng ngày |
Con người làm việc thụ động | Con người làm việc tích cực, khuyến khích sáng tạo |
Ít quan tâm đến hiệu quả (thời gian, chi phí, nhân lực) | Lấy hiệu quả làm mục tiêu |
Tuy nhiên, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước không đơn giản, khi CNTT phát triển thì vấn đề kiểm soát thông tin cũng trở nên cấp bách, bởi vì khi tiến trình diễn ra thì thông tin ngược lại là tối quan trọng để tiến trình trở nên kiểm soát được. Một quá trình phát triển không có thông tin phản hồi sẽ là quá trình phát triển không kiểm soát được. Trong hội nghị quốc tế tại Thượng Hải, Trung Quốc vào giữa năm 2002 với chủ đề: Các thành tựu, khó khăn, cách thức tiến hành và tầm quan trọng của các vấn đề informalization (tạm dịch là thông tin hóa) và
e-Government (Chính phủ điện tử). Vấn đề được chú ý nhiều là Chính quyền các đô thị sử dụng CNTT như thế nào trong việc quản lý nhà nước, và đa số các ý kiến thảo luận cho thấy có 2 vấn đề về việc ứng dụng CNTT tại đô thị của các quốc gia đang phát triển:
1. Nếu không ứng dụng CNTT tốt, đô thị sẽ mất khả năng hội nhập, không có khả năng lấp đi khoảng cách giữa nông thôn và thành thị, khó khăn trong sự phát triển và thoát khỏi sự nghèo nàn.
2. Nhưng nếu không ứng dụng CNTT hiệu quả, sự phát triển đô thị sẽ không có thông tin phản hồi đầy đủ, chính xác, và một quá trình phát triển không có thông tin phản hồi sẽ sẽ là quá trình phát triển không thể kiểm soát, không điều khiển được. Điều đó có nghĩa là: Máy chạy, mạng thông suốt, chương trình tốt nhưng hệ thống không duy trì được dòng thông tin.
Nguyên nhân chính là vì các quốc gia đang phát triển chưa có nền hành chính chuẩn mực hay có thể gọi là nền hành chính công nghiệp hóa. Nhìn chung ở Việt Nam và cụ thể hơn là ở thành phố Hồ Chí Minh, có thể thấy hiện nay đã áp dụng CNTT vào việc cải cách hành chính, cũng đã làm được một số việc hữu ích cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nhưng chủ yếu kết quả của việc đưa CNTT vào quản lý nhà nước thật sự cũng chỉ là việc trang trí máy vi tính cho các khâu sản xuất văn bản, thậm chí việc đưa văn bản lên hệ thống mạng đã thực hiện nhưng vì điều kiện hoàn cảnh chưa đồng nhất ở các nơi nên bên cạnh đó văn bản vẫn được gửi theo đường chuyển phát phổ thông. Có thể nói với kinh phí đầu tư nhiều năm qua cho CNTT trong quản lý nhà nước, kết quả như vậy chưa tương xứng với mục tiêu đặt ra, do 2 nguyên nhân:
1. Các phần mềm ứng dụng của CNTT phục vụ quản lý nhà nước chưa nhiều (hoặc được tạo ra nhưng không được đưa vào thực tiễn hoặc đưa được một phần rất ít so với yêu cầu).
2. Từ môi trường quản lý, tác động của con người trong bộ máy quản lý khi triển khai CNTT là quan trọng, đòi hỏi tính khoa học, hợp lý, chính xác, kịp thời… so với nguyên tắc quản lý thủ công trước đây vốn không mang tính hệ thống, thiếu tính khoa học và hợp lý.
Như vậy có thể thấy sự hiệu quả của việc đưa CNTT vào quản lý nhà nước phải có sự đồng bộ giữa máy móc và con người, có sự xác định đúng đắn quan điểm, nhận thức trong việc xây dựng hệ thống thông tin, và sự chuẩn bị chu đáo của môi trường quản lý.
Với xu hướng phát triển về CNTT trong quản lý nhà nước hiện nay, sự giám sát của Quốc Hội khóa mới cần tiếp tục và chặt chẽ hơn, cùng với sự khắc phục các nhược điểm hiện có và rút kinh nghiệm từ các nước đang phát triển khác, mới hy vọng chúng ta sẽ có một nền hành chính hiện đại và công nghiệp hóa./.
