Sự nhạy cảm trong hoạt động của CIO?

Nhiều công ty cho rằng họ nhạy cảm, nhưng khi bẻ tay lái qua một hướng khác để bắt đầu thay đổi họ mới nhận ra rằng mình đang đi trên một cỗ xe cọc cạch chứ không phải là một chiếc xe đua. Thể thức 1 mà họ cho là mình đã tốn công đầu tư.

Sự nhạy cảm - vốn là một cơ chế nên trọng bậc nhất đảm bảo sự tồn tại của một Công ty - là điều mà bạn phái xây dựng, chứ không có san để bạn mua cho dù các Công ty công nghệ và các nhà tư vấn cam đoan cung cấp điều bạn cần. Sự nhạy cảm là đặc điểm xác định chất lượng của Công ty bạn, chẳng hạn như Công ty bạn có sẵn sàng đưa ra và hỗ trợ một sản phẩm mới hay không. Sự nhạy cảm được tăng thêm hay giảm bớt bới các hành động và thái độ của các nhà lãnh đạo Công ty, chẳng hạn như việc đầu tư vào kỹ năng và kiến thức giúp cho lực lượng lao động của Công ty trở nên linh động hơn, và làm gia tăng sự nhạy cảm.

Thách thức đối với các giám đốc điều hành và các giám đốc công nghệ thông tin (CIO) là làm thế nào có được sự nhạy cảm đúng mực vào đúng thời điểm.

Một CIO phải nhận thức được và xác định lại được vai trò của CNTT đối với sự nhạy cảm của một Công ty. Trong một số Công ty thường có sự căng thẳng giữa những thái độ nhạy cảm và CNTT, bởi vì những sáng kiến mới thường tương phản với những thực tiễn trong phát triển ứng dụng và trong việc cắt giảm chi phí hạ tầng. Sự căng thăng này thường dẫn đến quan điểm cho rằng CNTT là cứng nhắc, khó thích ứng và đối nghịch với ước muốn tăng cường sự nhạy cảm của Công ty.

Các CIO tháo vát nhận thức được rằng CNTT thường là yếu tố đầu tiên kịp thời, khi mà các chiến lược và kế hoạch xuất phát từ các nhà tư vấn hay từ một môi trường học thuyết gặp phải vấn đề trong triển khai thực hiện. Tuy nhiên, các giảm đốc điều hành hay các chiến lược gia thường ngạc nhiên khi những kế hoạch mới mà họ nghĩ rằng có thể áp dụng ngay trong vòng vài tuần lễ lại phái mất nhiều tháng trời để thay đổi và chuẩn bị ứng dụng.
Có ba kẻ thù của tính nhạy cảm: Sự thiếu linh hoạt, sự phức tạp, và sự thiếu tầm nhìn. May mắn thay, có nhiều cách thức để giảm thiểu những vấn đề này.

Thứ nhất, một CIO có thể giúp xây dựng tính thích ứng trong các quy trình kinh doanh và quy trình dịch vụ thông tin cũng như các cơ sở kỹ năng nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Thứ hai, một CIO có thể giúp đơn giản hóa các quy trình kinh doanh và dịch vụ thông tin để loại bỏ những rào cản và giải phóng nguồn lực chuẩn bị cho sự thay đổi.

Thứ ba, CIO phải giúp đảm bảo rằng Công ty làm chủ được sức mạnh của thông tin để giúp đưa ra các quyết định tốt hơn và cải thiện các hoạt động kinh doanh ở mọi cấp độ.
Một CIO phải phân biệt được những quy trình, năng lực hay những tài sản là thế mạnh cạnh tranh của Công ty và những gì không phải là thế mạnh. Đối với những quy trình này, nhiệm vụ của một CIO là phải giải phóng hoạt động kinh doanh khỏi những hạn chế, ràng buộc khiến cho Công ty không khai thác được các cơ hội khi có thể. Các hạn chế có thể nằm ngay trong các quy trình, trong kỹ năng của nhân viên, trong cấu trúc Công ty, trong các hệ thống hỗ trợ, hay trong một tổng hợp các yếu tố kể trên.

Nhưng đâu là những bước đi để CIO có thể thực hiện sau khi đã phát hiện vấn đề? Trước tiên, phải xây dựng cho đội ngũ những người thực hiện dịch vụ thông tin những kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng lãnh đạo trên cơ sở xem xét những thay đổi được kỳ vọng nhất và quan trọng nhất.

Kế tiếp, phải đảm bảo rằng các quy trình thông tin phái hoàn toàn thích ứng. Sự nhạy cảm phải được đưa vào trong thiết kế và phải kiểm tra lặp đi lặp lại theo mô hình lý tưởng nhất . Những người chịu trách nhiệm về các quy trình này phải đảm bảo rằng những thay đổi thực tế có thể xảy ra trong hoạt động, trong cấu trúc Công ty hay công nghệ sẽ không phá vỡ những quy trình đó.

Cưối cùng, đối với những hoạt động kinh doanh hay tài sản CNTT, những năng lực hay những quy trình không phải là những nguồn lực tạo ra lợi thế cạnh tranh, thì yếu tố quyết định là phải chuẩn hóa chúng, củng cố chúng và điều chỉnh quy mô để có thể sử dụng một cách thích hợp khi cần.

Một vấn đề làm ảnh hưởng đến sự nhạy cảm mà các CIO thường hay gặp phải là tình trạng phổ biền những ứng dụng vặt, phi chuẩn do đội ngũ tự xây dựng trong Công ty. Những rắc rối này thường là những rào cản ẩn mình làm chậm lại sự thay đổi. Và chúng có thể là những dấu chỉ sớm cho thấy một nhu cầu phát triển tính nhạy cảm chưa được nêu ra.

Tính thích ứng và tính đơn giản giúp tạo ra một "cơ chế nhạy cảm" cho một Công ty rong khi tầm nhìn giúp tạo ra "đầu óc nhạy cảm". Tầm nhìn ở đây có nghĩa là giải phóng giá trị thông tin bằng cách đặt chúng vào trong tay những con người có khả năng khai thác được giá trị đó thông qua một "hình thái sử dụng được".

Ba loại tầm nhìn giúp tạo ra tính nhạy cảm gồm : Tầm nhìn hoạt động, tầm nhìn về chia sẻ kiến thức và tầm nhìn về quyết định kinh doanh.

Tầm nhìn hoạt động đòi hỏi phải nhanh chóng xác định được các xu hướng và các vấn đề trong các quy trình hoạt động hàng ngày. Trong khi đó, chia sẻ kiến thúc thông qua các sáng kiến quản lý kiến thức và các công cụ phối hợp giúp thể chế hỏa các phương pháp thực hành tốt nhất và nâng cao giá trị kinh doanh. Quản lý kiến thức đã trở nên một lợi thế cạnh tranh lớn và là hạt nhân trong các chiến lược kinh doanh của các Công ty. Tầm nhìn về quyết định kinh doanh đạt được thông qua việc cung cấp thông tin sâu về thị trường cho các cán bộ quản lý cấp cao.

Sự nhạy cảm không phải là một phạm trù quản trị doanh nghiệp. Thay vào đó, nó phát triển từ mỗi quyết định về quản lý hay đầu tư, nghĩa là sự nhạy cảm là một yếu tố cần phái xem xét trong các quy trình quản lý và hoạt động, tương tự như các yếu tố hiệu lực, hiệu quả hay tính thống nhất.

Nguồn: Thời báo Vi tính Sài Gòn