Gửi, nhận fax qua máy tính

Cài đặt chương trình chuyên dụng

Với chiếc máy tính được nối mạng (có modem kết nối với số điện thoại), bạn có thể cài đặt phần mềm này cho máy tính. Chương trình fax thông dụng nhất hiện nay là winFaxPro.

Khi cài đặt bạn nhớ khai báo đúng số máy điện thoại (vì ngoài việc gửi fax cho một máy fax hoặc tới một máy tính khác, bạn còn có thể nhận fax từ máy fax hoặc máy tính khác gửi tới) và modem của bạn để chương trình thực hiện chính xác việc gửi và nhận fax.

Sau khi cài đặt sẽ có biểu tượng WinFax trên hình với tên gọi WinFaxProMassage Manager, đồng thời nó cũng được thêm vào như là một máy in trong các chương trình ứng dụng trong Windows.

Mở WinFaxProMessage Manager. Bạn kích chuột vào tiêu đề Send hoặc vào Send> Send a new fax, sẽ có màn hình hiển thị. Tại mục To: Bạn gõ tên người nhận (Nguyễn Văn A), tại mục number: gõ số Fax cần gửi (ví dụ: 04.540xxx-số máy fax chuyên dụng, hoặc 04.732xxx-số máy điện thoại được sử dụng để kết nối modem máy tính mà bạn cần gửi tới), trong mục company: nếu bạn định gửi fax tới cơ quan hoặc công ty, đơn vị nào thì gõ tên công ty hoặc cơ quan cần gửi nội dung bản Fax.

Để lưu lại nội dung đã gửi, bạn chọn Add to list, nội dung bản fax sẽ được lưu lại nằm ở khung phía trên bên phải. Khi cần sử dụng lại những địa chỉ này bạn cần kích đúp chuột vào nội dung trên. ở phần Subject tương tự như khi gửi email, nếu muốn đặt tên cho bản fax thì bạn hãy điền tiêu đề vào, ví dụ: Gửi anh Nguyễn Văn A.

Kích chuột vào khung soạn thảo để soạn thảo nội dung fax, bạn có thể soạn thảo tiếng Việt bình thường như chương trình Word. Ngoài ra, bạn có thể soạn thảo bằng nhiều ngôn ngữ khác, tuỳ chọn, nó cũng tương tự như việc bạn soạn các chương trình word thông thường. Sau khi soạn thảo và kiểm tra kỹ càng nội dung, bạn hãy kích chuột vào send để gửi nội dung bản fax. Quá trình gửi fax thành công hay thất bại, màn hình sẽ hiển thị các thông báo.

Gửi fax từ chương trình có sẵn

Bạn cũng có thể không cần cài đặt chương trình fax chuyên dụng, đối với máy tính đã cài Windows XP/2000, cũng như các chương trình có sẵn tính năng fax, bạn có thể gửi fax với các chương trình, nội dung mà bạn đã soạn trong Word, Excel…

Bạn chỉ việc kích chuột vào File > Print, chọn tên máy in là WinFax, ấn print. Với cách gửi này, chương trình sẽ tự động chạy thêm một trang bìa, còn nội dung cần gửi sẽ nằm ở trang thứ 2 trở đi. Để tránh hiện tượng trên, bạn kích chuột vào Options > Cover Page > None để bỏ việc gửi trang bìa.

Trước khi gửi fax, để kiểm tra lại nội dung và nếu cần trang trí và chèn thêm các ký tự để tạo ấn tượng cho bản fax cần gửi, bạn có thể vào preview, sử dụng các công cụ và biểu tượng có sẵn để chỉnh sửa nội dung, chèn các ký tự đồ họa,… cho nội dung bản fax.

Nguồn: KH&ĐS Số 40 Thứ Sáu 19/5/2006