Giới hạn các nội dung cần sửa chữa trong văn bản Word

Trong các trường hợp như vậy Microsoft Word 2003 sẽ hỗ trợ bạn thông qua hai chức năng Formatting Restrictions và Editing Restrictions. Từ menu ngang của word bạn vào Tools—>Protect Document.

Formatting Restrictions: Đây là chức năng bảo vệ không cho thay đổi định dạng trong văn bản. Nếu bạn muốn kích hoạt chức năng này thì nhấn chọn Limit formatting to a selection of styles và chọn Yes—>Start Enforcing Protection, một hộp thoại đăng nhập Password sẽ hiện ra và yêu cầu nhập mật mã. Từ giờ trở đi, bạn không còn phải sợ người khác “táy máy” thay đổi định dạng trong văn bản do bạn thiết kế.

Editing Restrictions: Đây là chức năng khá hay, nó thực hiện việc bảo vệ văn bản rộng hơn nhiều: chỉ cho phép người khác xem nội dung chứ không thể thay đổi, hoặc chỉ có thể thay đổi những phần do bạn chỉ định. Nhấn chọn Allow only this type of editing in the document để kích hoạt chức năng này. Trong đó có các chức năng nhỏ như sau:

+ Tracked changes: chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại vết tích (có thể khôi phục lại bản gốc).

+ Comments: chỉ được phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.

+ Filling in forms: chỉ được phép thay đổi các đối tượng qui định sẵn trong biểu mẫu.

+ No changes (read only): không cho phép thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản, chỉ cho phép đọc.

Sau khi đã thiết lập xong, bạn chọn Yes—>Start Enforcing Protection để bắt đầu thiết lập mật mã bảo vệ văn bản của mình.