Outsourcing - thế giới trong tầm tay

Chiến lược của thời đại mới

Nếu cách đây 10 năm, bạn bảo rằng tôi có thể gửi thư điện tử cho nhân viên vào thời gian nghỉ giữa hiệp của trận bóng điện tử con tôi đang chơi, hay trao đổi trực tuyến với đồng nghiệp ở Luân Đôn từ văn phòng của tôi tại Boston và viết blog về sự tiện lợi của việc ngồi trên ghế sofa tại nhà làm việc từ xa, lúc đó, có thể tôi sẽ nói rằng bạn thật ngớ ngẩn.

Giờ thì mọi người đều biết là chúng ta đang sống trong một thế giới khác với thế giới mà các thế hệ trước đã trải qua: Tôi cảm thấy lo lắng nếu rời nhà mà không mang theo chiếc điện thoại BlackBerry và xem chiếc laptop như một phần của cơ thể mình.

Được kết nối 24/7 là niềm trông đợi, vì tôi có thể hoàn thành công việc của mình tại bất cứ nơi đâu, do đó tôi không phải tốn thêm 4 USD để mua xăng hay phải cất công bay sang tận Luân Đôn. Điều này có lợi cho cả môi trường và cái ví của tôi.

Vai trò không hạn định

Và điều này khiến tôi tự hỏi – có phải chúng ta đang thực sự phát huy tác dụng của hình thức làm việc từ xa trong vai trò là một chiến lược giúp giải quyết tình trạng tiêu thụ năng lượng ngày càng nhiều, khí thải nhà kính tăng và nguy cơ biến đổi khí hậu lớn không?

Tại quê hương Massachusetts của tôi, hàng ngày có hơn 3 triệu người đi lại bằng xe hơi, 74% trong số đó đi một mình một xe. Hàng năm tại Mỹ, chỉ riêng cư dân thành thị đã tiêu tốn tới 2,9 tỷ gallon nhiên liệu cho việc đi lại, tương đương với dung tích chuyên chở tối đa của 58 tàu chở dầu cực lớn.

Các công nghệ mới đã mở rộng (nếu không nói là xoá nhoà) ranh giới giữa các văn phòng công ty và đã thay đổi quan niệm về nhân viên văn phòng làm việc tuần 5 ngày, mỗi ngày 9 tiếng.

Số nhân viên công ty làm việc từ xa tại Mỹ năm 2007 ước tính là 12,4 triệu người, gần gấp đôi 5 năm trước. Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, chúng ta có thể dễ dàng hình dung về việc có ai đó từ tận bãi biển ở San Diego hay một quán cà phê ở New York hoặc từ phòng họp của một công ty tại Nhật gọi điện để bàn việc kinh doanh.

Với hình thức làm việc từ xa, khả năng linh hoạt là không hạn định và các tập đoàn trên khắp thế giới kiếm được bộn tiền nhờ tiết kiệm chi phí.

Lợi thế từ những công ty tiên phong

Gần nửa trong số 40.000 nhân viên của công ty Sun Microsystems làm việc tại nhà hoặc tại một văn phòng nào đó nhiều nhất là hai ngày/ tuần. Chương trình làm việc trên cho phép Sun thu hút và giữ chân được các tài năng xuất sắc nhất trên toàn thế giới trong khi giảm được 1/6 diện tích văn phòng làm việc.

Những người tham gia chương trình cho biết năng suất làm việc của họ đã tăng thêm 1/3 so với trước, một phần do họ tiết kiệm được tới 104 giờ dành cho đi lại mỗi năm. Ngoài ra, còn tiết kiệm được 870 USD chi phí xăng dầu.

Riêng năm 2007, hiệu quả môi trường do chương trình mang lại tương đương với việc cho 10.000 xe hơi ngừng tham gia giao thông, giúp giảm 29.000 tấn khí thải CO2. Công ty có trụ sở tại Califonia này cũng tiết kiệm được 68 triệu USD chi phí cho bất động sản. Đó thực sự là một khoản tiền lớn.

Trung tâm nghiên cứu đa dạng sinh học (The Center for Biological Diversity) cũng coi làm việc từ xa là một lợi thế. Trụ sở của trung tâm đặt tại Arizona , song chỉ có 1/3 trong số 65 nhân viên trung tâm thực sự sinh sống tại đó.

Coi làm việc từ xa là chiến lược, điều đó cho phép trung tâm thuê được những tài năng lớn thừa khả năng lựa chọn công việc ở những nơi khác; ví dụ như các luật sư của trung tâm lại đang sinh sống tại San Francisco Bay Area. Trong một thế giới mà chi phí phải thắt chặt và cơ hội là vô hạn, thì làm việc từ xa chính là giải pháp giúp tiết kiệm tiền bạc, ít gây tác hại.

Tất nhiên, các chương trình làm việc từ xa cũng đặt ra nhiều thách thức buộc các công ty phải suy xét đến trước khi xúc tiến. Sau đây là một số gợi ý:

Giao tiếp cá nhân

Đừng bỏ qua các buổi gặp mặt định kỳ; lòng tin tưởng chỉ thực sự có qua các cuộc gặp mặt không thể thay thế được ( và đừng bao giờ bỏ qua điều này trong các chương trình làm việc từ xa).

Sử dụng công nghệ

Nếu ít có dịp tổ chức các cuộc gặp mặt thì hãy sử dụng các cuộc trao đổi trực tuyến truyền hình. Các công cụ mới như iChat, Skype và các máy tính có webcam sẽ giúp các cuộc trao đổi trực tuyến trở nên thân thiện và việc thiết lập cũng như sử dụng không hề tốn kém. Các hệ thống đắt giá hơn cũng đang ngày càng phổ biến và hiệu quả.

Các hệ thống hỗ trợ

Hãy trang bị cho nhân viên các phương tiện cần thiết để việc liên lạc được thông suốt và hiệu quả nhất.

Tại công ty Sun, đa phần nhân viên sử dụng máy tính SunRay, loại máy ảo (không phần cứng) rất tiết kiệm điện năng, chỉ tiêu thụ 4 W tương đương với một bóng đèn ngủ. Nhân viên báo cáo kết quả công việc nhờ một thẻ ID với công nghệ đảm bảo an ninh và văn bản báo cáo được lưu lại một máy chủ trung tâm thay vì các máy tính cá nhân.

Bạn thấy thế nào? Theo bạn, làm việc từ xa thích hợp nhất trong trường hợp nào? Công ty của bạn đã có thể sử dụng các công nghệ mới nhằm tăng cường khả năng liên kết trong công ty mà không cần đến những ưu đãi dành cho khách hàng trung thành (giống như các hãng hàng không) chưa?

Đối với tôi, công nghệ vẫn còn nhiều điều bí ẩn không ngờ, nhưng nếu nó giúp tôi hoàn thành công việc, ít tác động xấu đến môi trường hơn và có thể giải quyết công việc giữa giờ giải lao trong trò chơi điện tử của con mình, thì tôi luôn sẵn sàng sử dụng chúng.