Những thông tin cần biết về mã số mã vạch của hàng hoá

1. Mã số của hàng hóa: là một dãy con số dùng để phân định hàng hóa áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản suất, qua bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Nếu thẻ căn cước giúp ta phân biệt người này với người khác thì mã số hàng hóa là “thẻ căn cước” của hàng hóa, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hóa khác nhau. Mã số của hàng hóa có tính chất sau:

- Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hóa.

- Bàn thân mã chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan đến đặc điểm hàng hóa. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hóa, trên mã số cũng không có giá cả của hàng hóa.

Hiện nay, trên thế giới đang áp dụng hai hệ thống mã số hàng hóa sau:

- Hệ thống UPC (Universal Product Code) là hệ thống thuộc quyền quản lí của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (Unirorm Code Council, Inc), được sử dụng từ năm 1970 và hiện vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canađa.

- Hệ thống EAN(European Article Number) được thiết lập bởi các sáng lập viên là 12 nước châu Âu với tên gọi ban đầu là Hội EAN (European Article Numbering Association), được sử dụng từ năm 1974 ở châu Âu và sau đó phát triển nhanh chóng, được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. Chính vì lí do này nên từ năm 1977, EAN trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi EAN quốc tế (EAN International).

Trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ có hai loại, một loại sử dụng 13 con số (EAN-13) và loại kia sử dụng 8 con số (EAN-8)

Mã số EAN-8 Gồm 8 con số có cấu tạo như sau:

+ Ba số đầu là mã số quốc gia giống như EAN-13;

+ Bốn số sau là mã mặt hàng;

+ Số cuối cùng là số kiểm tra;

Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (ví dụ như thỏi son, chiếc bút bi). Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã số EAN-8 trên sản phẩm của mình cần làm đơn xin mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng (gồm 4 con số) cụ thể cho doanh nghiệp.

Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải

+ Mã quốc gia: Hai hoặc ba con số đầu (để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893);

+ Mã doanh nghiệp: Có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số (mã doanh nghiệp do tổ chức mã số vật phẩm quốc gia cấp cho các nhà sản xuất là thành viên của họ. Ở Việt Nam mã doanh nghiệp là do EAN-VN cấp cho các doanh nghiệp thành viên của mình);

+ Mã mặt hàng: Có thể là năm, bốn hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp (Mã mặt hàng do nhà sản xuất quy định cho hàng hóa của mình, nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào);

+ Số cuối cùng là số kiểm tra (một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên).

Từ năm 1995 đến tháng 3/1998, EAN-VN cấp mã doanh nghiệp gồm 4 con số và từ tháng 3/1998, theo yêu cầu của EAN quốc tế, EAN-VN bắt đầu cấp mã doanh nghiệp gồm 5 con số. Vì vậy, hiện nay mã EAN-13 của các doanh nghiệp Việt Nam có hai hạng: Mã doanh nghiệp gồm 5 con số và 4 con số.

2. Mã vạch

Là một nhóm các vạch và khoảng trống song song đặt xen kẽ dùng để thể hiện mã số dưới dạng máy quét có thể đọc được.

Mã vạch thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN. Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống theo ba phương án khác nhau (Set A, B, C). Mỗi mã vạch hay khoảng trống có chiều rộng từ 1 đến 4 môđun. Như vậy mã vạch EAN thuộc loại mã đa chiều rộng, mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33 mm.

Mã vạch EAN có những tính chất sau đây:

Chỉ thể hiện con số (từ 0 đến 9) với chiều dài cố định (13 hoặc 8 con số). Là mã đa chiều rộng, tức là mỗi vạch (hay khoảng trống) có thể có chiều rộng từ 1 đến 4 môđun. Do vậy, mật độ mã hoá cao nhưng độ tin cậy tương đối thấp, đòi hỏi có sự chú ý đặc biệt khi in mã.

Mã vạch EAN có cấu tạo như sau: Kể từ bên trái, khu vực để trống không ghi ký hiệu nào cả, ký hiệu bắt đầu, ký hiệu dãy số bên trái, ký hiệu phân cách, ký hiệu dãy số bên phải, số kiểm tra, ký hiệu kết thúc, sau đó là khoảng trống bên phải. Toàn bộ khu vực mã vạch EAN-13 tiêu chuẩn có chiều dài 37,29 mm và chiều cao là 25,93mm.

Mã vạch EAN-8 có cấu tạo tương tự nhưng chỉ có chiều dài tiêu chuẩn là 26,73 mm và chiều cao 21,31 mm.

3. Làm thế nào để có mã số, mã vạch trên sản phẩm ?

Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phái gia nhập EAN Việt Nam . EAN Việt Nam sẽ cấp mã cho doanh nghiệp và hướng dẫn doanh nghiệp lập mã mặt hàng cho từng sản phẩm. Để được là thành viên của EAN Việt Nam , doanh nghiệp sẽ phải đóng phí gia nhập và phí hàng năm. Hai loại phí này do Đại hội các thành viên quyết định, được ghi trong Điều lệ của EAN Việt Nam và có thể thay đổi sau một thời gian áp dụng.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất (ví dụ như bia và nước ngọt), về khối lượng, về bao gói … đề phải được cho những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói …) đều phải được cấp mã mặt hàng mới.

4. Danh mục mã vạch của các nước là thành viên của Tổ chức mã vạch quốc tế (EAN)