Giải phẫu 112: Bài học cải cách HC và tin học hoá

Cải cách hành chính (CCHC) là một trong những công việc trọng tâm mà Chính phủ chủ trương. Nếu làm khéo CCHC có thể làm cho thế cạnh tranh của đất nước được cải thiện đáng kể. CCHC và tin học hoá quản lý hành chính có quan hệ với nhau thế nào? Có thể rút ra những bài học gì từ những việc làm vừa qua?

Hôm 13/9/2007, Cơ quan Cảnh sát điều tra (Bộ Công an) đã ra quyết định khởi tố bị can, bắt tạm giam đối với 8 cán bộ liên quan đến những sai phạm trong việc thực hiện Đề án 112 (đề án Tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước 2001-2005).

Nhưng việc dừng triển khai đề án này đã được Thủ tướng ra quyết định từ ngày 19/4/2007. Dư luận ngay khi đó đã bàn tán rất sôi nổi về “thất bại được báo trước”, về “ném tiền qua cửa sổ”, về “lãng phí hàng trăm tỷ đồng”, đến những ý kiến bạn đọc đòi “xử lý nghiêm khắc”, “truy cứu trách nhiệm hình sự”, v.v... 

Có những ý kiến xác đáng nhưng cũng không ít ý kiến thiếu cơ sở, càng ít có những phân tích trầm tĩnh, khách quan, cẩn trọng ngõ hầu tìm ra những bài học xác đáng để rút kinh nghiệm, để góp ý cho các đề án tiếp theo.

Khi công cụ biến thành mục tiêu

Bài học thứ nhấtcó thể rút ra, và đã được cảnh báo ngay từ đầu, rằng tin học, công nghệ thông tin (CNTT), máy móc, mạng, v.v... chỉ là công cụ, những công cụ rất hữu hiệu nếu biết cách dùng, nhưng chỉ là công cụ. Cốt lõi là cải cách hệ thống hành chính.

Tuy ngay trang đầu website của đề án 112 có dòng chữ rất trang trọng “Chương trình tổng thể cải cách hành chính của Chính phủ”, nhưng 5 nội dung chính của 112 cho thấy vai trò của CCHC mờ nhạt mà chủ yếu chỉ tập trung vào CNTT. Trong tất cả các chương trình sau, dù tên gọi có ra sao: “chính phủ điện tử”, “áp dụng CNTT”, hay “thực hiện nghị định 64”, thì vấn đề CCHC vẫn là trung tâm.

Mà CCHC trước hết là đụng đến những việc như: công việc nào Nhà nước nhất thiết phải làm, việc nào Nhà nước đang làm nhưng không nên làm (sẽ phải chuyển cho khu vực tư nhân hay khu vực xã hội, lộ trình chuyển giao ra sao)? Những việc nào là cốt lõi nên làm ngay, những việc nào có thể làm sau (thứ tự ưu tiên của những việc cần làm)với những công việc ưu tiên và cần làm trong một khoảng thời gian trước mắt, chẳng hạn vài ba năm, thì phải xét quy trình làm việc, thủ tục ra quyết định, các biểu mẫu, các tiêu chuẩn về thông tin, báo cáo, v.v...

Phải rà soát tất cả các quy trình này, xem khâu nào hợp lý, khâu nào chưa, các quá trình tương tác với nhau ra sao, những thông tin đòi hỏi ở dạng nào, với CNTT thì có thể sửa đổi, đơn giản hóa quy trình ra sao, v.v... Chỉ sau khi có những nghiên cứu như vậy, thảo luận đi đến thống nhất về quy trình, thủ tục, chuẩn, biểu mẫu, đầu vào, đầu ra... thì mới có cơ sở để ra những quyết định về phân rã thành các hệ thống con, về yêu cầu đầu tư phần cứng, mạng, yêu cầu phát triển phần mềm ứng dụng.

Đặc biệt, phải hết sức lưu ý tính nhất quán của dữ liệu, đến quy trình, thủ tục, chuẩn; thiếu chúng thì chúng ta không có nền hành chính thống nhất và đề án dứt khoát thất bại. Đấy là những quyết định rất lớn và chỉ những người lãnh đạo cao nhất mới có thẩm quyền quyết định.

Bản thân tên của đề án 112 cho thấy nó chỉ tập trung vào tin học hoá, tức là nó cũng phản ánh sự nhận thức chưa đúng này, nên trọng tâm thiên quá nhiều về CNTT, và như thế thất bại là không khó hiểu. Đáng tiếc đây là lỗi rất thường xuyên xảy ra ở nhiều nơi trong suốt 50 năm qua trên khắp thế giới, chứ không chỉ ở Việt Nam . Và tất cả các dự án “tin học hóa” mắc lỗi này đã đều thất bại.

Người đứng đầu cơ quan phải làm chủ dự án

Nguyên trưởng ban điều hành Đề án 112 Vũ Đình Thuần tại lễ giới thiệu về thành quả bước đầu đạt được của Đề án 112, ngày 9/9/2005.

Chủ dự án quyết định mọi vấn đề liên quan đến đề án như: phạm vi đề án, chẩn y các quy trình (kéo theo việc ban hành rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật vào giai đoạn đưa hệ thống vào cuộc sống và việc chuẩn bị chúng là một phần hết sức quan trọng của đề án), những kết quả dự kiến, tổ chức (người, quản lý sự thay đổi, giải quyết các loại xung đột), ngân sách, kế hoạch phát triển, triển khai, đào tạo, bảo dưỡng và duy tu hệ thống, v.v. trên cơ sở những kiến nghị, kế hoạch của các tổ chức giúp việc (Ban quản lý đề án, các nhà tư vấn, chuyên gia độc lập, những người dùng là các cơ quan trung ương và địa phương, v.v.). Đề án 112 đã không làm như vậy, nên thất bại cũng là dễ hiểu.

Bài học thứ ba,là quản lý dự án một cách chuyên nghiệp. Một đề án phải có phạm vi rất cụ thể, phải nêu những kết quả dự kiến, phải có tổ chức để thực hiện dự án. Có khá nhiều kinh nghiệm và tài liệu về quản lý dự án một cách chuyên nghiệp, và việc này cũng không phải quá khó. Ngoài Ban chủ nhiệm dự án, mà các thành viên chủ yếu là những người kiêm nhiệm như đã nói ở trên, phải có Ban điều hành dự án mà thành viên là các chuyên gia (chủ yếu trong các lĩnh vực hành chính, chứ không phải chuyên gia tin học).Các thành viên này (lấy chủ yếu từ các cơ quan nhà nước trung ương và địa phương)phần lớn làm việc toàn thời gian cho đề án. Kế hoạch từng pha của đề án phải được lập và được chủ dự án phê duyệt. Quản lý sự thay đổi phải được đưa vào kế hoạch vì bất cứ hệ thống lớn nào như hệ thống này sẽ trải qua nhiều thay đổi trong quá trình thực hiện. Không nên lẫn lộn giữa quản lý đề án với quản lý nhà nước.

Rất tiếc, đề án 112 cũng chưa làm tốt việc này, nên thất bại cũng là dễ hiểu.

Lưu ý rằng ba bài học trên, và những sai lầm mà từ đó người ta rút ra ba bài học này là khá phổ biến (tức là tỷ lệ các đề án “tin học hóa” thất bại là khá nhiều),cũng là những gợi ý để cải thiện các đề án tương tự trong tương lai mà chúng ta không thể không tiến hành.

Nếu nhận thức được rằng cải cách hành chính và ứng dụng CNTT vào thực hiện cải cách hành chính là một công việc trọng đại, là đầu tư vào hạ tầng cơ sở, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước trung ương và địa phương, cải thiện đáng kể chất lượng dịch vụ công, nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn xã hội, góp phần cải thiện vị thế cạnh tranh của đất nước, thì chịu khó học các bài học của 112 và những kinh nghiệm khác sẽ có thể thực hiện tốt các đề án tương tự trong tương lai.