Ban Thư ký - một thực thể cần thiết

Chẳng hạn như đó là các thư ký uỷ ban, thư ký hội đồng. Khi công việc trở nên phong phú, đa dạng và một thư ký bị quá tải thì người ta bố trí một số người làm thư ký và có sự phân công, phân nhiệm thành ra thư ký hành chính, thư ký khoa học… Khi đó các thư ký tập hợp lại thành một tổ thư ký hoặc một ban thư ký. Đó là trường hợp tổ thư ký của uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố hoặc các bộ và cơ quan ngang bộ, ban thư ký ASEAN hoặc ban thư ký Liên hợp quốc. Cũng có khi người ta gọi (hoặc phiên dịch) đó là ban bí thư, như trường hợp ban bí thư trung ương của một số chính đảng.

Đứng đầu tổ hoặc ban thư ký là tổng thư ký. Trên phạm vi thế giới, Tổng Thư ký Liên hợp quốc “đứng đầu và điều hành hoạt động của Ban Thư ký Liên hợp quốc” (Từ điển bách khoa, tập IV, tr 499). Ở nước ta, “Tổng Bí thư đứng đầu… Ban Bí thư” (Từ điển bách khoa, tập I, tr 124). Như vậy, ban thư ký và tổng thư ký cũng như ban bí thư và tổng bí thư là những cặp thực thể gắn liền với nhau.

Nghiên cứu điều lệ của các tổ chức ở nước ta hiện nay có thể nhận thấy ban thư ký là cơ quan tồn tại ở nhiều nơi và hoạt động có hiệu quả. Chẳng hạn, Điều lệ Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam có đoạn: “Ban Thư ký là bộ máy giúp Ban Thường vụ tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và chuẩn bị nội dung cho hội nghị các cơ quan lãnh đạo. Ban Thư ký gồm: Tổng Thư ký, các Phó Tổng Thư ký và một số uỷ viên”. Đối với Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, “Ban bí thư Trung ương Đoàn là cơ quan thường trực của Ban Thường vụ gồm Bí thư thứ nhất và của các bí thư thay mặt Ban Thường vụ tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết của Đoàn, chuẩn bị các vấn đề trình Ban Thường Vụ xem xét quyết định…”. Cũng đã có lúc, có nơi, cơ quan này bị dẹp bỏ, nhưng rồi thực tế cuộc sống lại khẳng định những lý do khách quan biện minh cho sự tồn tại của nó. Ban thư ký lại trở về vị trí không thể phủ nhận, tiếp tục phát huy những ưu điểm và tác dụng vốn có.

Trong những nhiệm kỳ đầu, Liên hiệp hội Việt Nam đã từng có một Ban Thư ký. Hầu hết thành viên của Ban Thư ký là những người đứng đầu các ban chức năng của cơ quan trung ương, là uỷ viên Hội đồng Trung ương Liên hiệp hội Việt Nam và mang chức danh uỷ viên thư ký. Những đóng góp của Ban Thư ký cho hoạt động của Đoàn Chủ tịch là không thể phủ nhận, đặc biệt là trong những lần chuẩn bị chu đáo và tổ chức đúng hạn đại hội đại biểu toàn quốc của Liên hiệp hội Việt Nam. Từ nhiệm kỳ III đến nay đã có đôi lúc Ban Thư ký được nhắc đến, nhưng rồi nó lại bị lãng quên, không được hình thành và do đó vắng bóng trong sinh hoạt của Liên hiệp hội Việt Nam.

Nhiệm kỳ vừa qua, Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương đã phân công một số uỷ viên làm nhiệm vụ thường trực (không phải là một cấp lãnh đạo). Bên cạnh mặt ưu điểm, phương án tổ chức này cũng bộc lộ nhược điểm, khó khăn. Một số uỷ viên thường trực hoạt động cho Liên hiệp hội Việt Nam theo chế độ kiêm nhiệm. Họ ít có điều kiện tham dự đầy đủ các cuộc họp của thường trực Đoàn Chủ tịch và sau các cuộc họp nhiều khi thiếu đông đủ ấy, phần lớn các công việc, trong đó có cả những công việc sự vụ, lại dồn cả lên vai một vài cán bộ chủ chốt. Công việc thì nhiều, người làm lại ít, điều đó không khỏi dẫn đến tình trạng quá tải, ảnh hưởng nhất định đến tiến độ và chất lượng công tác.

Thực tế thời gian gần đây cho thấy một số công việc có thể đã đạt được kết quả và hiệu quả tốt hơn nếu được giao cho một tổ hoặc ban thư ký thực hiện. Vào thời điểm Liên hiệp hội Việt Nam chuẩn bị tiến hành Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI, thiết nghĩ cũng nên xem xét việc phục hồi Ban thư ký cho nhiệm kỳ mới. Có thể hình dung như sau và sự hình thành, cơ cấu tổ chức, nội dung và phương thức hoạt động của Ban Thư ký.

Ban Thư ký do Hội đồng Trung ương bầu ra và có thể bao gồm từ 5 - 7 thành viên trong số các uỷ viên Hội đồng Trung ương, trong đó có những người đứng đầu các ban chức năng của cơ quan trung ương và một số người đại diện cho các hội thành viên. Đứng đầu Ban Thư ký là Tổng Thư ký do Hội đồng Trung ương bầu và là uỷ viên Đoàn Chủ tịch (trong một số tình huồng nhất định cũng có thể là uỷ viên thường trực hoặc Phó Chủ tịch). Khi cần thiết có thể có Phó Tổng Thư ký do Ban Thư ký bầu (hoặc Đoàn Chủ tịch chỉ định) trong số các uỷ viên thư ký. Ban Thư ký phân công các uỷ viên phụ trách các công việc hoặc nhóm công việc được xác định theo chức năng, nhiệm vụ và chương trình công tác của Liên hiệp hội Việt Nam .

Nói đến Ban Thư ký, trước hết phải nói đến các công việc thư ký, tức là dự thảo văn bản, chuẩn bị tài liệu, ghi chép và lưu trữ biên bản các cuộc họp của Đoàn Chủ tịch, Hội đồng Trung ương, các buổi làm việc của Đoàn Chủ tịch với đại biểu của các cơ quan, tổ chức khác, soạn thảo các kế hoạch công tác, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn của Liên hiệp hội Việt Nam để gửi đến các địa chỉ hữu quan. Ban Thư ký cũng là nơi tìm kiếm, tập hợp và cung cấp thông tinchính thống cho các cơ quan của Liên hiệp hội Việt Nam và các hội thành viên. Đối với Đoàn Chủ tịch thì Ban Thư ký có vai trò rất quan trọng là cơ quan tham mưu,đề xuất các phương hướng hoạt động, chủ trương công tác và giải pháp tình thế. Để hoàn thành có chất lượng các nhiệm vụ đó, trong điều kiện hiện nay và trong tương lai gần, Ban Thư ký còn phải đảm đương chức năng nghiên cứu, nhất là đối với những vấn đề mang tính chất chiến lược của Liên hiệp hội Việt Nam. Sau nữa, Ban Thư ký cũng có nhiệm vụ tác nghiệp, điều hành và tổ chức thực hiệncác hoạt động hàng ngày của cơ quan trung ương Liên hiệp hội Việt Nam, duy trì mối liên hệ chặt chẽ và thường xuyên với các hội thành viên và các cơ quan khác.

Những nhiệm vụ nêu trên đòi hỏi Ban Thư ký cần phải xây dựng mối quan hệ công tác với nhiều cơ quan và tổ chức. Trước hết, Ban Thư ký là cơ quan giúp việc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Đoàn Chủ tịch, có nhiệm vụ chuẩn bị chu đáo cho các hoạt động của Đoàn Chủ tịch và tổ chức thực hiện có hiệu quả những quyết định do Đoàn Chủ tịch thông qua. Để có thể làm được việc đó, toàn thể Ban Thư ký hoặc một số uỷ viên cần được tham dự một số cuộc họp nhất định của Đoàn Chủ tịch (có khi cả của thường trực Đoàn Chủ tịch). Họ có trách nhiệm theo dõi, có thể được yêu cầu trực tiếp cung cấp thông tin hoặc trình bày ý kiến về những vấn đề Đoàn Chủ tịch quan tâm. Như vậy, Đoàn Chủ tịch sẽ có thêm căn cứ hoặc gợi ý khi quyết định các chủ trương, kế hoạch và biện pháp công tác. Được tham dự các buổi sinh hoạt của Đoàn Chủ tịch, dù là với tư cách dự thính, các uỷ viên thư ký có dịp làm quen với những vấn đề quan trọng của Liên hiệp hội Việt Nam, trực tiếp tiếp thu những ý tưởng của các uỷ viên Đoàn Chủ tịch, tham gia tháo gỡ một số khó khăn, góp phần hoàn thành một số công tác. Qua đó, họ có điều kiện được thử thách, tự hoàn thiện phẩm chất và năng lực của mình. Đó chính là một hình thức thích hợp để thiết thực bồi dưỡng và chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận của Liên hiệp hội Việt Nam . Ban Thư ký cũng có quan hệ công tác gần gũi với Uỷ ban Kiểm tra, nhất là trong việc nhận định, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động, cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ, nhân viên của Liên hiệp hội Việt Nam và các hội thành viên. Cơ quan trung ương và Ban Thư ký là hai cơ quan khác nhau, độc lập tương đối với nhau, nhưng lại có những điểm chung rất quan trọng, “tuy hai mà một, tuy một mà hai”. Trong nội bộ Ban Thư ký cũng cần xây dựng mối quan hệ phân công rành mạch đi đôi với hợp tác chặt chẽ giữa các uỷ viên, đảm bảo cho cơ quan này hoạt động nhịp nhàng, phục vụ đắc lực cho Đoàn Chủ tịch và Hội đồng Trung ương. Việc xây dựng và củng cố các mối quan hệ công tác nêu trên sẽ là một quá trình lâu dài, vừa triển khai vừa rút kinh nghiệm, điều chỉnh và bổ sung dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng đoàn và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương Liên hiệp hội Việt Nam.

Thoạt nhìn, người ta có thể nảy ra ý nghĩ rằng Ban Thư ký và cơ quan trung ương Liên hiệp hội Việt Nam chỉ là một, đều phục vụ cho công tác của Đoàn Chủ tịch và Hội đồng Trung ương. Nếu nhìn kỹ thì nhận định đó có thể sẽ khác đi. Cơ quan trung ương chịu trách nhiệm đảm bảo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động bình thường của Liên hiệp hội Việt Nam , trong đó rất quan trọng là công tác hành chính và hậu cần. Trong khi đó, Ban Thư ký tập trung chủ yếu vào các công việc chuyên môn. Hoạt động của cơ quan trung ương dựa vào đội ngũ công chức, viên chức cơ hữu của mình. Ban Thư ký lại bao gồm cả một số người ngoài cơ quan trung ương và là đại biểu của các hội thành viên. Bằng cách đó, Đoàn Chủ tịch có thể nhận được những thông tin và ý tưởng mang tính chất khách quan hơn, có phạm vi rộng rãi hơn. Đành rằng hầu như tất cả những người đứng đầu các ban chức năng của cơ quan trung ương cũng đồng thời có thể là uỷ viên Ban Thư ký, tức là cùng một lúc “sắm cả hai vai”. Nhưng giữa hai chức danh đó, hai “vai diễn” đó có sự khác nhau. Là công chức của cơ quan trung ương, những người đứng đầu các ban chức năng được bổ nhiệm bằng một quyết định do một người ký, có nghĩa vụ phục tùng và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về kết quả công tác của đơn vị và bản thân mình. Là uỷ viên Ban Thư ký, các cán bộ đó do một tập thể là Hội đồng Trung ương bầu, được tham dự một số sinh hoạt của Đoàn Chủ tịch, được cung cấp thông tin, trực tiếp trình bày ý kiến và chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch và Hội đồng Trung ương về những công việc mình làm cũng như những sản phẩm chuyên môn do mình tạo ra, như đã nói ở trên. Điều này càng có ý nghĩa đối với những uỷ viên Ban Thư ký là đại biểu của các hội thành viên. Yêu cầu cao về trách nhiệm cần đi đôi với việc đảm bảo các phương tiện và điều kiện thuận lợi cần thiết cho hoạt động của Ban Thư ký và các uỷ viên. Cơ chế hoạt động này sẽ tăng cường tính chất dân chủ, góp phần thực hiện chủ trương “hướng về cơ sở”, một yêu cầu thường trực đối với một tổ chức chính trị - xã hội như Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam.