Mô hình tối ưu hóa cơ sở hạ tầng

Trong thị trường toàn cầu hóa cạnh tranh gay gắt và thay đổi liên tục, các công ty đều nỗ lực tìm kiếm từng cơ hội nhỏ nhất để tạo lợi thế cạnh tranh, đồng thời tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và chiếm được lòng tin của khách hàng. Trong khi đó, những quy định pháp luật mới, áp lực cạnh tranh từ một thị trường toàn cầu hóa và những công nghệ có khả năng “làm bình đẳng cuộc chơi” giữa các công ty quy mô khác nhau đang ngày càng khiến việc chiếm được lợi thế cạnh tranh ngày càng khó khăn hơn.

1. Vai trò của IT đang ngày càng quan trọng

Trong môi trường ấy, vai trò của công nghệ thông tin (IT) nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong việc hỗ trợ và dẫn dắt việc cải tiến, đổi mới, tác động đến lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng. Tầm quan trọng của IT thể hiện rất rõ ở tỉ lệ đầu tư cho IT tại các doanh nghiệp, ví dụ, trong những năm 80, tỉ lệ này ở Mỹ là 15% chi phí, cuối những năm 90, tỉ lệ này đã lên đến 50%.

Một lý do giải thích cho tầm quan trọng ngày càng tăng của IT đối với các doanh nghiệp là khả năng tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại. Điều này tác động tích cực đến tất cả các cấp của doanh nghiệp. Với người lao động và đội ngũ hỗ trợ, tăng năng suất có nghĩa là tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho công ty. Trong khi đó, người quản lý có thể tập trung hơn vào việc cải tiến, đổi mới phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp.

IT còn có thể sắp xếp, hợp lý hóa các quy trình quan trọng là trung tâm của hoạt động kinh doanh. Ví dụ, người bán lẻ có thể theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, và tự động đặt hàng khi số lượng hàng hóa còn lại chạm một ngưỡng nhất định.

IT cũng có khả năng nâng cao năng suất cho từng vị trí người lao động. Đây là khái niệm “role-based productivity” được Bill Gates, Microsoft, đề cập đến trong chiến lược đặt con người vào vị trí trung tâm của hãng.

Tuy nhiên, khi vai trò của IT ngày càng trở nên quan trọng hơn trong kinh doanh, những vấn đề của IT cũng gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng hơn.

2. Những vấn đề của IT ngày nay trong kinh doanh

Các doanh nghiệp đã đầu tư rất nhiều vào các ứng dụng nghiệp vụ thường do dự trong việc thay thế hoặc nâng cấp khi các công nghệ mới ra đời. Điều này xuất phát từ thực tế mọi doanh nghiệp đều muốn tối đa hóa ROI (Return On Investment) của giải pháp đã đầu tư. Khi giải pháp này trở nên lỗi thời và các công nghệ mới xuất hiện, phần lớn thời gian của IT sẽ phải dùng vào việc tích hợp hệ thống mới và cũ. Khi sự phụ thuộc vào công nghệ cũ quá lớn, việc chấp nhận công nghệ mới trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Vì thế, độ phức tạp của hệ thống IT ngày càng tăng.

Vấn đề thứ hai là khả năng đồng bộ giữa IT và các quy trình kinh doanh (Business-IT alignment). Đội ngũ quản lý thường không có kiến thức chuyên sâu về IT để có thể quản lý một cách chi tiết, trong khi đó đội ngũ IT lại thiếu kinh nghiệm về các vấn đề gặp phải trong kinh doanh.

Vấn đề thứ ba là an toàn bảo mật. Trong một môi trường mà mọi nguồn thông tin từ các thông tin mật về khách hàng đến các thông tin về sở hữu trí tuệ liên quan đến kinh doanh đều được lưu trữ trên các máy chủ, vấn đề đảm bảo tính bảo mật càng trở thành vấn đề sống còn.

Mức độ phụ thuộc của kinh doanh vào IT ngày càng lớn cũng đồng nghĩa với việc hệ thống IT ngừng hoạt động sẽ gây đình trệ hoạt động kinh doanh. Trong những năm cuối thế kỉ trước, khi mà đa số công việc còn trên giấy tờ, đây không phải là vấn đề nghiêm trọng, nhưng hiện nay, khi hệ thống IT ngừng hoạt động, đồng nghĩa với việc kinh doanh bị ngừng trệ, bị ảnh hưởng lớn.

Mô hình Core IO

3. Mô hình l0 của Microsoft

Dựa trên các nghiên cứu và mô hình của Gartner, mô hình Tối ưu hóa hạ tầng (Infrastructure Optimization, l0) của Microsoft ra đời nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp đánh giá điểm mạnh, yếu trong hạ tầng CNTT và phát triển chiến lược lâu dài nhằm nâng cao mức độ tối ưu của hạ tầng CNTT. L0 tập trung vào việc sử dụng nguồn lực CNTT của một tổ chức nhằm hỗ trợ và phát triển kinh doanh. Nói một cách ngắn gọn, l0 là một tập hợp các khuyến nghị, bài học kinh nghiệm cho phép đánh giá mức độ phát triển hạ tầng CNTT, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm tối ưu việc sử dụng tài nguyên để đạt được hiệu quả cao nhất, với mục đích biến IT thành nguồn lực chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Mô hình BPIO

Con người

Mặc dù rất nhiều công việc ngày nay đã được tự động hóa, và con số này sẽ còn tăng lên trong tương lai, yếu tố con người vẫn là trung tâm trong bất kì hoạt động kinh doanh nào với nhiệm vụ phát triển quan hệ, triển khai hợp đồng, dự báo phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm. Con người là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hạ tầng. Những quyết định kinh doanh quan trọng đều do con người chứ không phải máy móc đưa ra. Dù công nghệ áp dụng có cao cấp đến đâu thì đều có khả năng thất bại nếu không thay đổi quy trình và workflow sao cho phù hợp.

Quy trình

Quy trình là một thành phẩm quan trọng trong việc tối ưu hóa hạ tầng. Mặc dù đặc điểm kinh doanh của mỗi công ty khác nhau, phần lớn những vấn đề về IT đều có những điểm tương đồng, đó là tích hợp vào các hệ thống chuyên biệt cho doanh nghiệp, truyền/nhận dữ liệu, bảo mật hệ thống thông tin,… Bằng cách học và áp dụng những quy trình và kinh nghiệm của các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp có thể tăng tốc quá trình tối ưu hóa và tiết kiệm chi phí.

Mô hình APIO

Công nghệ

Công nghệ là yếu tố quan trọng thứ ba trong việc tối ưu hóa hạ tầng cho doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ mới là điều cần thiết do các quy trình bằng tay thường là nguyên nhân chính của sai sót. Những quy trình đó cũng rất khó kiểm soát và theo dõi, và trở thành nguồn gốc cho những rủi ro.

Microsoft phát triển 3 mô hình, tập trung vào việc tối ưu hóa Hạ tầng cốt lõi (Core l0), tăng năng suất lao động (Business Productivity l0, hoặc BPl0) và nền tảng ứng dụng (Application Platform l0, hoặc APl0). 3 mô hình này được chia thành 4 mức độ tối ưu hóa hạ tầng khác nhau, từ đó có thể xác định roadmap cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT.

Mỗi mô hình đều thể hiện giá trị chiến lược và lợi ích kinh tế đi từ trạng thái cơ bản (Basic stage) ban đầu, trong đó hạ tầng IT bị đánh giá là “nơi chỉ biết tiêu tiền” đến trạng thái tối ưu nhất (Dynamic), trong đó vai trò của hạ tầng IT được đánh giá đúng và được coi là một yếu tố thúc đẩy kinh doanh, là tài sản chiến lược của doanh nghiệp.