Mô hình khung áp dụng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan hành chính nhà nước

Sau 4 năm triển khai Đề án, đến nay tất cả các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố, thị xã, các Chi cục trực thuộc các Sở (42 cơ quan) đã xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoặc TCVN ISO 9001:2008, tăng 10 đơn vị so với kế hoạch đề ra, trong đó có 40 đơn vị đã được cấp giấy chứng nhận. Với kết quả này, tỉnh Hải Dương đã cơ bản hoàn thành việc triển khai thực hiện Quyết định 144 cả về đối tượng và tiến bộ.

Tuy nhiên, để kết nối các nội dung của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả của Đề án 30, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 118). Quyết định quy định rõ, trên cơ sở kết quả của Đề án 30, Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng cho từng loại hình cơ quan hành chính tại địa phương (Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan chuyên môn trực thuộc); các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ có hệ thống cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương xây dựng mô hình khung cho từng loại hình cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương.

Ngày 29 tháng 12 năm 2010, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ra Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN về công bố mô hình khung cho các loại hình cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương. Mô hình khung với kết cấu gồm 3 phần:

Phần 1, nêu rõ các cơ quan hành chính nhà nước có thể chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu mang tính bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Phần này bao gồm các tài liệu chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (Sổ tay chất lượng; Chính sách chất lượng; Mục tiêu chất lượng; Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc; Quy trình Kiểm soát tài liệu, Kiểm soát hồ sơ, Đánh giá nội bộ, Kiểm soát sự không phù hợp, Khắc phục, Phòng ngừa) và các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng (Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo, quản lý văn bản đi và văn bản đến, lưu trữ hồ sơ tài liệu, mua sắm, quản lý trang thiết bị, quản lý tài sản cố định, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức, kế hoạch hóa, xét thi đua khen thưởng, thanh toán nội bộ…).

Phần 2, lưu ý các cơ quan hành chính nhà nước có thể nắm được cách thức để xác định rõ phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, qua đó liên tục cải tiến và cập nhật sự thay đổi các thủ tục hành chính, các văn bản pháp quy để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của mình.

Phần 3, theo mô hình, mỗi cơ quan hành chính nhà nước địa phương có thể tìm hiểu và sử dụng quy trình xử lý công việc mẫu một cách hợp lý nhất, phù hợp nhất với thủ tục hành chính mà tổ chức mình đang thực hiện để triển khai, áp dụng và nghiên cứu để xây dựng các quy trình xử lý công việc đối với các thủ tục hành chính khác. Phần này gồm hai loại tài liệu chính: Tài liệu hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc và các mẫu quy tình xử lý công việc cho từng loại hình cơ quan quản lý hành chính nhà nước.

Như vậy, qua tài liệu về mô hình khung, cơ quan hành chính nhà nước có thể xác định được các thành phần tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 cũng như xác định được phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng trên cơ sở kết quả đề án 30 và tham khảo để xây dựng hệ thống tài liệu thông qua các tài liệu hướng dẫn và tài liệu mẫu.

Với kết quả triển khai việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 ở tỉnh ta thời gian qua, hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước đã xây dựng, áp dụng và được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng. Do vậy, để thực hiện Quyết định 118 và mô hình khung, trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước trên, một mặt là phải tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng, áp dụng và chứng nhận; mặt khác là phải tiến hành rà soát hệ thống quản lý chất lượng hiện tại theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008 và mô hình khung để cải tiến và điều chỉnh phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng theo kết quả Đề án 30.