Kinh nghiệm triển khai ERP tại công ty Dược - TTBYT Bình Định
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý và điều hành tài chính - kế toán, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v… Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
Công ty Dược - TTB Y tế Bình Định - Bidiphar (Công ty) là đơn vị tiên phong của tỉnh đưa ERP vào triển khai ứng dụng. Công ty có nhiều công ty thành viên, nhiều chi nhánh. Văn phòng chính có nhiều phòng ban, phân xưởng sản xuất cùng hệ thống phân phối rộng rãi, cả trong và ngoài nước, nên ứng dụng ERP là không hề dễ dàng. Mặc dù vậy, theo yêu cầu ngày càng mở rộng của Công ty, đòi hỏi những kỹ năng quản lý chuyên nghiệp hơn và quan trọng là tận dụng khai thác nguồn tài nguyên chung đạt hiệu quả cao nhất, công ty đã quyết tâm triển khai ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động quản lý tại đơn vị.
Công ty chọn giải pháp ERP B4Ui - được xây dựng trên nền công nghệ Oracle của Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm Phúc Hưng Thịnh (SS4U) - đơn vị đã triển khai thành công tại nhiều đơn vị sản xuất trong ngành dược phẩm.
Do sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý, trước khi triển khai hệ thống ERP, nên người của Công ty nhanh tiếp cận, sử dụng khá thành thạo các phần mềm. Cụ thể như: phần mềm quản lý kế toán IAS, quản lý đặt hàng và các ứng dụng khác. Công ty cũng đã sớm áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế như: ISO 9001:2008, GMP, GSP, GLP, GPP, GDP. Đó cũng là điểm thuận lợi của Bidiphar khi triển khai hệ thống ERP. Cộng vào đó, và quyết định là có sự đồng thuận, tâm huyết và quyết tâm cao của ban lãnh đạo công ty.
Tuy nhiên, khi triển khai dự án ERP với các quy trình mới ban đầu, dự án đã gặp nhiều khó khăn nhất định. Làm thay đổi một thói quen, đưa cái mới thay thế cái cũ một lúc không phải là dễ dàng. Có sự phản đối từ các đơn vị, bộ phận khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay. Lúc đầu các bộ phận phải mất nhiều thời gian, công sức thực hiện các quy trình do hệ thống ERP đặt ra. Bắt buộc người tác nghiệp phải tuân thủ theo quy trình, đòi hỏi các phòng ban phải thực hiện cẩn thận, phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng mắt xích thông tin, dữ liệu… Các bộ phận yêu cầu thay đổi chương trình (Customize) quá nhiều. Mỗi bộ phận đều đưa ra yêu cầu muốn hệ thống thực hiện theo hướng thuận lợi cho mình nhất. Do đó nhiều nội dung có khuynh hướng lệch với các quy trình chuẩn quốc tế. Từ đó Dự án mất nhiều thời gian khảo sát thống nhất.
Để dự án triển khai hiệu quả, Ban giám đốc thành lập Ban quản lý dự án gồm 21 thành viên, bao gồm bộ phận tin học và quản lý, người am hiểu công nghệ thông tin và quy trình hoạt động doanh nghiệp để trực tiếp tham gia thực hiện và theo dõi dự án. Công ty phối hợp chặt chẽ với đối tác, đã tổ chức nhiều cuộc họp phân tích xem xét những công việc, nội dung, quy trình nào cần sửa đổi phù hợp với thực tế Công ty. Những quy trình nào cần phải tổ chức thay đổi lại cách thực hiện, kể cả cơ cấu tổ chức hoạt động để phù hợp với quy trình chuẩn. Từ đó, ra các qui định bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo, phòng ban, các đơn vị, nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức con người. Dự án xây dựng và thống nhất các quy trình, giải pháp thực hiện trong suốt thời gian triển khai các phân hệ của hệ thống ERP.
Thời gian đầu triển khai đã gây xáo trộn hoạt động, bởi sự khác biệt giữa quy trình cũ và mới. Người dùng phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, khối lượng công việc tăng, Công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm ngoài giờ cho nhân viên.
Với quyết tâm cao, cùng sự thận trọng khi triển khai ERP, Công ty ưu tiên thực hiện chạy phần lõi trước, tập trung vào các module thiết yếu và bắt buộc phải đồng bộ với nhau như: kế toán - tài chính; quản lý kho và quản lý mua hàng, bán hàng; quản lý sản xuất, sau đó mới mở rộng thêm các tính năng tiện dụng khác đến người dùng.
Đến nay hệ thống đã triển khai ứng dụng tại các bộ của Công ty và đơn vị thành viên của Công ty Cổ phần dược phẩm Bidiphar với các phân hệ chương trình: Quản lý sản xuất, Quản lý tài chính, Quản lý mua hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý kho và Quản lý nhân sự. Bước đầu hệ thống đã mang lại những thay đổi tích cực và hiệu quả.
Trong năm 2011, Công ty sẽ tiếp tục triển khai đến các chi nhánh trên toàn quốc và triển khai một số chức năng tác nghiệp đến khách hàng sử dụng như: đặt hàng, theo dõi công nợ bán hàng qua mạng,…
Kinh nghiệm triển khai tại đơn vị trong tỉnh:
Với kinh nghiệm thực tế, qua thời gian triển khai hệ thống ERP tại Bidiphar, theo chúng tôi, những yếu tố quan trọng nhất để ứng dụng thành công ERP cho một doanh nghiệp là:
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực triển khai về nhân sự, tài chính, thời gian,..
- Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng cho việc triển khai ứng dụng hệ thống khá cao bao gồm: máy chủ, thiết bị mạng, đường truyền, giải pháp bảo mật... và chi phí duy trì vận hành hệ thống ổn định.
- Ban lãnh đạo nhận thức được tầm quan trọng của ERP, có tâm huyết và quyết tâm cao.
- Cần có sự đoàn kết, nhận thức, quyết tâm của mọi người; có sự phối hợp của nhiều bộ phận chức năng trong suốt thời gian triển khai áp dụng. Cần thiết là có sự chuẩn hóa các quy trình tại doanh nghiệp.
- Thành lập Ban quản lý dự án (là quản lý các bộ phận, người am hiểu công nghệ thông tin, quy trình) để theo dõi, phối hợp, giải quyết nhanh chóng các vấn đề trong quá trình triển khai.
- Không nên tùy biến (customize) chương trình quá nhiều, cần can đảm thay đổi quy trình nghiệp vụ theo quy trình để đảm bảo hiệu quả ERP.
- Cần có đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin có khả năng, đảm bảo tiếp nhận triển khai vận hành khai thác tốt, và mở rộng hệ thống trong tương lai.
