10 điều cần lưu ý khi gửi email
Thế mà hầu như không có một cuốn sách nào dạy bạn quy tắc email cả. Tại sao chúng ta lại phải chú ý đến email như vậy? Vì nó chuyển tải một hình ảnh làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.
Nhiều người hiện nay coi một e-mail với một dòng tiêu đề thư không rõ ràng là một điều bất lịch sự nhất. Thêm vào đó, do nỗi sợ về những virus máy tính, hiện nay, nhiều người đã gửi thẳng tất cả những email có vấn đề tới “thùng rác” (deleted items). Thực chất cách xử sự của bạn có thể không chê vào đâu được nhưng mọi người vẫn có thể trách bạn do hiểu lầm. Dưới đây là những lời khuyên nhằm giúp bạn tránh được những lỗi mà nhiều người hay mắc phải:
1. Lưu ý khi đặt tên cho địa chỉ email
Tên một địa chỉ email “bất bình thường” có thể lập tức trở nên “phản chủ” khi bạn xin việc. Điều này có vẻ không công bằng cho lắm, nhưng nó là một thực tế giống như việc các nhà tuyển dụng đưa ra nhận xét về ứng viên dựa trên những biểu hiện bên ngoài. Khi đặt tên một địa chỉ email, người ta có thể chỉ nghĩ tới một biệt danh, một câu nói thú vị, một cụm từ đem lại cá tính của mình, thậm chí là đặt tên địa chỉ mail của mình bằng một cái tên kỳ cục có thể làm người khác phải đỏ mặt. Một nhà tuyển dụng đã kể lại câu chuyện của mình: “ Có vẻ như chúng tôi đã tìm được một ứng viên khá giỏi cho vị trí dịch vụ khách hàng. Vấn đề duy nhất lại là email của người này. Địa chỉ email làm cho chúng tôi thắc mắc về cô ấy: cogaikieuky@h...com. Có ứng viên khác lại có địa chỉ bethichyeu@.....com. Rõ ràng email này gợi lên một hình ảnh, nhưng lại không phải là hình ảnh mà chúng tôi có thể giao thiệp một cách thân mật với một người phụ trách dịch vụ khách hàng có năng lực”. Hầu hết các nhà tuyển dụng ưa chuộng một địa chỉ email dựa trên tên của bạn, chẳng hạn như thanhthuy@yahoo.com hơn là một địa chỉ email như bupbebangbong@yahoo.com
2. Đó có phải là câu trả lời cuối cùng?
Những người bạn chu đáo thường xuyên gửi thư. Tuy nhiên, những người bận rộn sẽ chỉ gửi e-mail cho bạn khi nào họ muốn một điều gì đó. Những bức thư này thường chờ đợi ở bạn một câu trả lời rõ ràng cho một vấn đề nào đó. Khi bạn viết thư trả lời, hãy đảm bảo rằng bạn đã trả lời vấn đề đó với hết khả năng của mình. Đừng buộc người gửi thư phải hỏi lại vấn đề, trao đi đổi lại hàng loạt e-mail dài dòng. Tốt nhất là không nên trả lời những lá thư đó quá chậm.
3. Tránh viết tắt
Những người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng những ký hiệu viết tắt riêng để tránh phải đánh máy nhiều, ví dụ như “IMO” (in my opinion - theo ý kiến của tôi) và “TTYL” (talk to you later - tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau). Tuy nhiên, nhiều người nhận ra rằng những chữ viết tắt đó khó hiểu như những công thức hóa học hữu cơ. Bạn không thể cứ cho rằng mọi người đều quen thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đang áp dụng.
4. Đừng trả lời chậm trễ
Có phải trả lời tất cả các thư mà bạn nhận được không? Có phải trả lời chúng một cách nhanh chóng hay không? Trên nguyên tắc, tất cả các thư điện tử, ngoài những e-mail dưới dạng bom thư hoặc những bức thư có nội dung không lành mạnh, đều cần được trả lời. Lý thuyết ở đây là: Không ai có nhiều thời gian rỗi. Tuy nhiên, những bức thư từ những người như: Sếp, khách hàng, những người mà bạn quan tâm, và những người mà bạn chưa bao giờ nói chuyện đều luôn được ưu tiên hơn. Khi gửi một bức thư điện tử, hãy đề nghị một cách dứt khoát với người nhận nếu như bạn cần họ trả lời trong một khoảng thời gian nhất định.
5. Thận trọng với các file đính kèm
Cần phải chú ý đặc biệt tới những file đính kèm khi gửi thư. Đừng bao giờ gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không quen biết vì nhiều khả năng thư sẽ bị xóa, không được đọc vì người nhận sợ đó là những file có chứa virus. Thêm vào đó, những file gửi kèm với dung lượng lớn cần rất nhiều thời gian để tải về từ máy chủ. Người bạn đang ở sân bay hẳn sẽ không thể kiên trì chờ tới 10 phút để tải về những bức ảnh của buổi sinh nhật mà bạn gửi tới. Ngoài ra, hãy cố nén những file có dung lượng lớn, đặc biệt là những file ảnh.
6. Đừng vô cảm trong giao tiếp bằng email
Thư điện tử có thể là một trong những điều nhạt nhẽo nhất, một kiểu truyền thông chán nhất giữa người với người trong thế giới hiện đại. Hãy nghĩ kỹ trước khi bạn viết thư nếu có thể liên lạc được bằng các phương tiện khác. Nếu bạn thực sự tức giận vì một điều gì đó, hãy tạo cho mình một khoảng thời gian để dịu bớt nó (khoảng thời gian lý tưởng nhất là từ 24 giờ trở lên) trước khi bắt tay vào viết một bức thư điện tử. Nếu viết ngay, vấn đề có thể trở nên nặng nề hơn so với thực tế vì bạn không truyền tải được bằng các tín hiệu giao tiếp khác. Đặc biệt, hãy thận trọng với những lời chỉ trích thông qua e-mail.
7. Đừng tự trở thành người gửi bom thư
Cảnh báo: Hầu hết chúng ta đều giữ danh sách địa chỉ e-mail của các thành viên trong gia đình, những người bạn thân và nhiều địa chỉ khác tương tự. Khi bạn trả lời thư của những người thân, hãy bảo đảm rằng bạn chỉ phúc đáp lại những người gửi thư cho bạn chứ không phải tất cả những người thân có tên trong danh sách. Ngoài ra, nếu bạn chuyển những bức thư này cho một ai khác, chỉ nên chép và dán những thông tin vào trong một bức thư mới. Không nên chuyển toàn bộ bức thư đó với hàng loạt những địa chỉ ở trong đó. Bạn không muốn bị coi là cẩu thả chứ? Đừng cho rằng những người mới quen đều muốn có tên trong tất cả các bức thư của bạn. Nếu bạn làm điều gì tương tự như vậy, hãy hỏi ý kiến họ trước.
8. Nội dung thư nên ngắn gọn mà đủ ý
Một số người nghĩ những bức thư điện tử thì nên dài và tỉ mỉ, song tốt nhất là nên ngắn gọn và rõ ràng. Song nếu ngắn gọn quá đôi khi sẽ gây phản cảm đấy bạn nhé. Chẳng hạn, bạn muốn gửi bài tới một toà soạn báo mà tiêu đề ghi: “Gửi toà soạn báo Tiền phong”, mở nội dung ra không có thông tin gì khác ngoài một file đính kèm, mở file đính kèm lại chẳng có một có một thông tin gì về tác giả bài viết... Vậy toà soạn sẽ xử lý như thế nào với bài viết của bạn. Sự ngắn gọn như thế của bạn sẽ đưa lại cho đối phương một cảm giác là bạn là con người cẩu thả, mất lịch sự nhiều hơn là nghĩ: bạn vội.
Hãy biên tập lại thư sau khi bạn đã viết xong nó. Đừng quên những thông tin quan trọng. Nếu bạn gửi một bức thư điện tử để bày tỏ một quan điểm riêng, hãy nêu ngay quan điểm đó ra và thể hiện ngay trong dòng chữ đầu. Bạn có thể thêm vào thư những tin hài hước không liên quan đến nội dung và viết nó ở cuối thư.
Nếu bạn gửi một câu trả lời trực tuyến, hãy gửi một bức thư có tiêu đề bao hàm toàn bộ nội dung của thư (nếu có thể). Bằng cách đó, người nhận sẽ không phải mở bức thư của bạn. Ví dụ: “ Hôm nay bạn có một gói hàng mẫu, không cái gì bị vỡ. Cám ơn (không có nội dung đi kèm)”.
9. Tránh viết hoa
Cách trình bày cũng rất quan trọng vì thư của bạn sẽ được đọc trên màn hình nên khó hơn đọc trên giấy rất nhiều. Nên dùng những đoạn văn ngắn và cách dòng giữa các đoạn.
Những từ viết hoa trong bức thư làm cho người nhận có cảm giác người viết là một người kiêu căng hoặc đang giận dữ. Vì vậy, đừng sử dụng những từ viết hoa, trừ khi bạn muốn người ta nhầm bạn với LEONA HELMSLEY. Hãy tự nhủ rằng người nhận không quan tâm đến việc phím “Caps Lock” của bạn có bị kẹt hay không. Chỉ nên viết hoa với những nội dung bạn muốn người đọc đặc biệt chú ý, như THUY DA SINH CON TRAI hay TUNG SAP CUOI VO...
10. Chú ý đặt tiêu đề thư
Bạn cảm thấy thế nào khi nhận được email từ một địa chỉ lạ hoắc mà không có phần tiêu đề? Hãy nhớ rằng: Người nhận thư bao giờ họ cũng ưu tiên đọc những dòng tiêu đề thư trước, sau đó mới đến nội dung thư, để quyết định có bỏ qua bức thư đó hay không. Tiêu đề thư cần phải rõ ràng, lành mạnh, không dài dòng. “Làm ơn cho biết ý kiến của bạn về cuộc thảo luận ngày hôm nay”.
Khi muốn gửi bài của mình cho tờ báo, tạp chí, bạn không nên gửi mỗi file đính kèm bài viết mà không có một chữ nào đề cập tới bài viết của mình, giới thiệu về bản thân hoặc nhắn gửi với toà soạn. Sẽ chẳng ai thích thú với việc mở một lá thư không có tiêu đề mà phần tên người gửi lại ghi cuncon...@yahoo.com, emgaicodon@... Rất có thể những lá thư đó sẽ bị xoá đi bởi người nhận hiểu chúng là thư rác.
Nếu người nhận không nhận ra địa chỉ thư của bạn, hãy cố gắng viết rõ ràng hơn. Và không nên ghi từ “khẩn” trong thư của bạn một cách thường xuyên, nếu như thực sự bức thư đó không cần gấp. Nếu không bạn sẽ chọc tức người nhận đấy.
