HƯỚNG DẪN CÁC HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ

- Phụ lục 1a: Mẫu Nội dung Văn kiện dự án...

- Phụ lục 1b: Mẫu Đề Cương chi tiết dự án đầu tư...

- Phụ lục 1c: Mẫu Nội dung Văn kiện chương trình...

- Phụ lục 2: Mẫu Báo cáo thẩm định khoản viện trợ PCPNN...

- Phụ lục 4: Mẫu Quyết định thành lập Ban quản lý...

- Phụ lục 5: Mẫu Quy chế tổ chức...

- Phụ lục 6a_biểu 3-4: Mẫu Báo cáo tiến độ giải ngân...

- Phụ lục 6a_Bộ mẫu biểu báo cáo: Mẫu theo dõi các chỉ số...

- Phụ lục 6a biểu đấu thầu: Mẫu kế hoạch đấu thầu...

- Phụ lục 6b_Báo cáo năm: Mẫu báo cáo tình hình thực hiện năm...

- Phụ lục 6b_Phụ đính : Mẫu Kế hoạch các hoạt động đầu ra năm...

- Phụ lục 6c_Báo cáo kết thúc chương trình Dự án: Mẫu Báo cáo kết thúc chương trình...

- Phụ lục 6c_Phụ đính - Báo cáo kết thúc Dự án: Mẫu Danh mục các báo cáo kỹ thuật...

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Nhằm mục đích trợ giúp tốt hơn các tổ chức khoa học công nghệ trực thuộc trong hoạt động hợp tác quốc tế, Ban Hợp tác Quốc tế, Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam xây dựng bộ “ Hướng dẫn thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế” với những nội dung sau:

-          Tổ chức hội thảo/hội nghị

-          Đoàn ra, đoàn vào

-          Phê duyệt dự án

Chúng tôi hi vọng rằng, bộ Hướng dẫn này sẽ phần nào giúp ích cho các tổ chức khoa học công nghệ trong quá trình triển khai các hoạt động của mình.

Trân trọng./.

Các thuật ngữ viết tắt:

Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam : LHHVN

Ban Hợp tác Quốc tế: Ban HTQT

Ban Đối ngoại Trung ương: Ban ĐNTW

Bộ Kế hoạch và đầu tư: Bộ KH&ĐT

Bộ Tài chính: Bộ TC

Bộ Thông tin: Bộ TT

Bộ Tư pháp: Bộ TP

Bộ Giáo dục và Đào tạo: Bộ GD&ĐT

Bộ Lao động Thương binh Xã hội: Bộ LĐTBXH

Ban điều phối viện trợ nhân dân: PACCOM

Phi Chính phủ nước ngoài: PCPNN

Phê duyệt dự án: PDDA

Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh: Cục QLXNC

Tình nguyện viên: TNV

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁC HOẠT ĐỘNG

HỢP TÁC QUỐC TẾ

A. TỔ CHỨC HỘI THẢO QUỐC TẾ

1. Văn bản quy định về “Tổ chức hội thảo quốc tế”

Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ngày 21/8/2001 về tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Namvà các quy định hiện hành của Nhà nước

2. Hồ sơ phê duyệt “Tổ chức hội thảo quốc tế”:

-          Công văn đề nghị LHHVN cho phép tổ chức hội thảo quốc tế với các nội dung chính sau:

+          Mục đích của hội nghị, hội thảo;

+          Nội dung của hội nghị, hội thảo;

+          Thời gian và địa điểm tổ chức; địa điểm thăm quan, khảo sát (nếu có);

+          Kinh phí: Dự kiến tổng kinh phí và cơ quan tài trợ;

+          Thành phần tham gia tổ chức;

+          Thành phần đại biểu tham dự: số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam (dự kiến).

-          Ý kiến bằng văn bản của Bộ, Ngành quản lý về lĩnh vực trọng tâm của hội thảo (nếu có);

-          Đề cương tổ chức hội thảo;

-     Chương trình dự kiến;

-          Giới thiệu về các đơn vị tổ chức và tài trợ;

-          Danh sách đại biểu nước ngoài (tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch (gốc - hiện tại), nghề nghiệp, nơi làm việc, số hộ chiếu, nơi nhận thị thực, kinh nghiệm làm việc, bản sao hộ chiếu đầy đủ các trang).

3. Quy trình phê duyệt “Tổ chức hội thảo quốc tế”:

-          Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Đơn vị hoàn thiện hồ sơ đầy đủ như trên và nộp cho Ban HTQT thành 02 bộ có dấu giáp lai hoặc dấu treo của đơn vị.

-          Bước 2: Xem xét và thẩm định hồ sơ

Ban HTQT xem xét tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ theo như yêu cầu trên.

+         Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt chưa hoàn thiện và không hợp lệ, Ban HTQT thông báo cho đơn vị và có yêu cầu chỉnh sửa cụ thể.

+         Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt đã hoàn thiện và đầy đủ, Ban HTQT tiến hành thẩm định.

Thời gian thẩm định: 07 ngày làm việc tính từ thời điểm nhận hồ sơ hoàn thiện.

-          Bước 3: Tham vấn ý kiến các bên liên quan

+        Tham vấn ý kiến các Bộ/Ngành liên quan:

Đối với một số trường hợp, việc “Tổ chức hội thảo quốc tế” cần xin ý kiến chuyên môn của các Bộ/ Ngành liên quan nhưng đơn vị chưa thực hiện, LHHVN hỗ trợ các đơn vị gửi công văn xin ý kiến lên các Bộ/Ngành liên quan. Thời gian xin ý kiến là 12 ngày làm việc.

+         Tham vấn ý kiến Ban ĐNTW

* Trường hợp 1: Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt không có trong Kế hoạch Đối ngoại đầu năm, LHHVN gửi công văn lên Ban ĐNTW xin ý kiến thông qua. Sau khi Ban ĐNTW có công văn đồng ý, LHHVN ra công văn trả lời các đơn vị kèm theo bản photo công văn đồng ý của Ban ĐNTW để tiến hành hội thảo. Bản chính sẽ được lưu tại Ban HTQT.

Thời gian Ban ĐNTW có công văn cho ý kiến là 14 ngày làm việc.

Thời gian LHHVN ra công văn trả lời là 02 ngày làm việc.

* Trường hợp 2: Hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt đã có trong Kế hoạch Đối ngoại đầu năm được Ban ĐNTW phê duyệt, LHHVN ra công văn trả lời trực tiếp cho đơn vị.

Thời gian ra công văn trả lời là 05 ngày làm việc.

-          Bước 4: Tổ chức thực hiện và báo cáo

Sau khi nhận được công văn trả lời của LHHVN, đơn vị tiến hành tổ chức hội thảo theo đúng nội dung, chương trình trong hồ sơ. Sau khi kết thúc hội thảo, đơn vị phải nộp báo cáo hội thảo và toàn bộ các tài liệu liên quan đến hội thảo cho Ban HTQT.

Thời gian nộp báo cáo: 07 ngày kể từ ngày kết thúc hội thảo.

4. Chú ý:

-          Trường hợp các đại biểu quốc tế vào Việt Nam và cần xin thị thực. Khi đó, các đơn vị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại phần “Tổ chức Đoàn vào” và nộp cho Ban HTQT để LHHVN có công văn gửi Cục QLXNC làm thị thực cho đại biểu.

Đơn vị ………………………………… thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (LHHVN) đề nghị Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương cho phép Đơn vị ……………… được tổ chức hội thảo ………… do Đơn vị phối hợp thực hiện với tổ chức ………………., gồm những nội dung sau:

Thông tin về đơn vị tổ chức:

1. Đơn vị tổ chức: ……………………………………………………………
2. Địa chỉ: …………………………… Số điện thoại: ………………………
3. Người liên hệ: ………………………….. Điện thoại: ……………………

Thông tin về nhà tài trợ/ đơn vị đồng tổ chức:

1. Nhà tài trợ: ………………………………………………………………..
2. Địa chỉ: …………………………… Số điện thoại: ………………………
3. Người liên hệ: ………………………….. Điện thoại: ……………………

Mục tiêu hội thảo:

Thời gian, địa điểm:

Thành phần tham gia tổ chức:

Thành phần tham dự (số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam ):

Kinh phí:

Các phụ lục gửi kèm theo công văn này gồm:

1.       ...........................................................................;

2.       ...........................................................................;

3.       ............................................................................

Đơn vị kính đề nghị lãnh đạo LHHVN xem xét và cho ý kiến về việc tổ chức Hội thảo và đón tiếp các đại biểu quốc tế nói trên để Đơn vị có thể thực hiện theo đúng mục đích và kế hoạch đề ra.

Đơn vị cam kết thực hiện đúng chế độ báo cáo theo quy định của LHHVN và theo pháp luật hiện hành.

Trân trọng cảm ơn./.

B. TỔ CHỨC ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO

I. ĐOÀN VÀO

1. Hồ sơ phê duyệt “ Tổ chức đoàn vào”:

-          Công văn gửi LHHVN xin phép được đón đoàn vào với các nội dung chính sau:

+         Tên Đơn vị tiếp nhận;

+         Địa chỉ;

+        Điện thoại, Fax, Email;

+         Tên người liên hệ;

+        Thông tin về Chuyên gia:

*           Tên chuyên gia;

*           Ngày sinh;

*           Quốc tịch (Gốc và Hiện tại);

*           Nơi nhận thị thực;

*           Số/ loại hộ chiếu;

*           Nghề nghiệp: nêu rõ nghề nghiệp cụ thể (VD: sinh viên, học sinh, giảng viên, kỹ sư ...);

*           Nơi làm việc: Tên tổ chức, địa chỉ, điện thoại.

+         Mục đích;

+          Thời gian: từ ngày .... đến ngày .... (ghi rõ từ ngày chuyên gia vào Việt Nam đến lúc rời khỏi Việt Nam);

+          Kinh phí: gồm những mục gì (ăn, ở, đi lại, phí chuyên gia, ...) và do ai tài trợ;

+         Trong công văn nêu rõ Chuyên gia xin được xuất, nhập cảnh vào Việt Nam nhiều lầnhay một lầnqua cửa khẩu Nội Bài và/hoặc Tân Sơn Nhất.

-     Bản lý lịch của chuyên gia;

-     Thư trao đổi giữa Đơn vị tiếp nhận và Chuyên gia hoặc tổ chức nơi chuyên gia làm việc;

-     Kế hoạch làm việc của chuyên gia tại Việt Nam, nêu rõ thời gian, địa điểm, người đón tiếp (trong trường hợp các chuyên gia vào làm việc ngắn hạn tại Việt Nam: từ 30 ngày trở xuống); bản mô tả công việc khái quát, địa bàn hoạt động (trong trường hợp các chuyên gia vào làm việc dài hạn tại Việt Nam: từ 30 ngày trở lên);

-     Thỏa thuận làm việc giữa đơn vị tiếp nhận và chuyên gia hoặc tổ chức cử chuyên gia sang Việt Nam;

-    Bản sao hộ chiếu đầy đủ các nước đã tới.

2. Quy trình phê duyệt “Đoàn vào”

-          Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Đơn vị hoàn thiện hồ sơ đầy đủ như trên và nộp cho Ban HTQT 02 bộ có đầy đủ dấu giáp lai/dấu treo của đơn vị.

-          Bước 2: Xem xét và thẩm định hồ sơ

Ban HTQT xem xét tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ theo như yêu cầu trên.

+         Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt chưa hoàn thiện và không hợp lệ, Ban HTQT thông báo cho đơn vị và có yêu cầu chỉnh sửa cụ thể.

+         Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt hoàn thiện và đầy đủ, Ban HTQT tiến hành thẩm định.

Thời gian thẩm định: 07 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoàn thiện.

-          Bước 3: Tham vấn ý kiến các bên liên quan

+         Trường hợp 1: Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt không có trong Kế hoạch Đối ngoại đầu năm, LHHVN gửi công văn lên Ban ĐNTW xin ý kiến thông qua. Sau khi Ban ĐNTW có công văn đồng ý, LHHVN ra công văn gửi Cục QLXNC (A18 - Bộ Công An) kèm theo bản photo công văn đồng ý của Ban ĐNTW cho các đơn vị.

Thời gian Ban ĐNTW có công văn cho ý kiến là 14 ngày làm việc.

Thời gian LHHVN ra công văn gửi Cục QLXNC là 02 ngày làm việc.

+                     Trường hợp 2: Nếu hồ sơ của đơn vị xin phê duyệt đã có trong kế hoạch Đối ngoại đầu năm được Ban ĐNTW phê duyệt, LHHVN ra công văn gửi Cục QLXNC (A18 - Bộ Công An) kèm theo bản photo Kế hoạch Đối ngoại đầu năm được Ban ĐNTW phê duyệt cho các đơn vị.

Thời gian LHHVN ra công văn gửi Cục QLXNC là 05 ngày làm việc.

-          Bước 4: Tổ chức thực hiện và báo cáo

Các đơn vị nộp công văn của LHHVN và công văn đồng ý/Kế hoạch đối ngoại được Ban ĐNTW phê duyệt cho Cục QLXNC để làm thủ tục visa.

Chế độ báo cáo:

+         Trường hợp TNV/ Chuyên gia vào trong thời gian ngắn hạn (dưới 06 tháng): Đơn vị phải nộp báo cáo công việc của TNV/chuyên gia ngay sau khi hết hạn thời gian làm việc tại Đơn vị tiếp nhận.

+         Trường hợp TNV/Chuyên gia vào trong thời gian dài hạn (trên 06 tháng): Đơn vị tiếp nhận phải nộp báo cáo định kỳ theo quý 03 tháng/1 lần.

3. Chú ý:

Khi đón chuyên gia/TNV vào làm việc tại đơn vị, đơn vị phải có trách nhiệm đăng ký tạm trú cho chuyên gia/TNV với các cơ quan liên quan tại nơi cư trú.

4. Mẫu công văn

Đơn vị ………………………………… thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (LHHVN) đề nghị Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương cho phép Đơn vị được tiếp nhận ….. tình nguyện viên (chuyên gia) từ tổ chức …… để hỗ trợ Đơn vị với các nội dung chính sau:

Thông tin về cơ quan tiếp nhận:

1. Đơn vị tiếp nhận: ………………………………………………………….

2. Địa chỉ: …………………………… Số điện thoại: ………………………

3. Người liên hệ: ………………………….. Điện thoại: ……………………

Thông tin về chuyên gia:

Được nhập xuất cảnh Việt Nam ........ (một/nhiều) lần, từ ngày ......../...../..... đến ngày........./..../........

Với mục đích: ………………………………………………………………………….

Chương trình hoạt động tại các địa phương: …………………………………………..

………………………………………………………………………………………….

Dự kiến địa chỉ tạm trú tại: …………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….Cơ quan, tổ chức đón tiếp, quản lý: ……………………………………………………

Nơi nhận thị thực:

- Cơ quan đại diện Việt Nam tại thành phố ……. nước ……. để cấp thị thực.

- Giải quyết cho khách nhận thị thực tại cửa khẩu ...................... lý do.....................

………………………………………………………………………………………….

- Vấn đề khác (nếu có): ………………………………………………………………..

Kinh phí:……………………………………………………………………………….

Các phụ lục gửi kèm theo công văn này gồm:

1. ...........................................................................;
2. ...........................................................................;
3. ............................................................................

Đơn vị kính đề nghị lãnh đạo LHHVN xem xét và cho ý kiến về việc tiếp nhận tình nguyện viên (chuyên gia) trên để Đơn vị có thể thực hiện theo đúng mục đích và kế hoạch đề ra.

Đơn vị cam kết thực hiện đúng chế độ báo cáo theo quy định của LHHVN và theo pháp luật hiện hành.

Trân trọng cảm ơn./.

II. ĐOÀN RA

1.   Hồ sơ phê duyệt “Tổ chức đoàn ra”:

-    Công văn trình LHHVN xin phép tổ chức đoàn ra với các nội dung chính sau:

+         Mục đích tổ chức đoàn đi;

+         Thành phần đoàn, cấp trưởng đoàn;

+         Thời gian dự định xuất cảnh;

+         Nước đến;

+         Kinh phí (gồm các mục nào và do ai tài trợ).

-    Thư mời của đối tác nước ngoài (bản sao);

-    Thông tin về tổ chức đối tác nước ngoài;

-    Chương trình, thời gian dự kiến làm việc ở nước ngoài;

-    Hộ chiếu của thành phần đoàn (bản sao) còn hiệu lực 6 tháng;

-    Sơ yếu lý lịch của thành phần đoàn có xác nhận của cơ quan đang quản lý.

2. Quy trình phê duyệt “Đoàn ra”:

-    Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Đơn vị hoàn thiện hồ sơ đầy đủ và nộp cho Ban HTQT 02 bộ có dấu giáp lai hoặc dấu treo của đơn vị.

-    Bước 2: Xem xét và thẩm định hồ sơ

Ban HTQT xem xét tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ thẩm định theo như yêu cầu trên.

+         Nếu hồ sơ thẩm định của đơn vị chưa hoàn thiện và không hợp lệ, Ban HTQT thông báo cho đơn vị và có yêu cầu chỉnh sửa cụ thể.

+         Nếu hồ sơ thẩm định của đơn vị đã hoàn thiện và đầy đủ, Ban HTQT tiến hành thẩm định.

Thời gian thẩm định: 07 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoàn thiện.

-    Bước 3: Tham vấn ý kiến các bên liên quan

+         Trường hợp 1: Nếu hồ sơ xin phê duyệt của đơn vị không có trong kế hoạch Đối ngoại đầu năm, LHHVN gửi công văn lên Ban ĐNTW xin ý kiến thông qua. Sau khi Ban ĐNTW có công văn đồng ý, LHHVN ra quyết định đồng ý cho đơn vị tổ chức đoàn ra.

Thời gian Ban ĐNTW có công văn cho ý kiến là 14 ngày làm việc.

Thời gian LHHVN ra quyết định đồng ý là 02 ngày làm việc.

+         Trường hợp 2: Nếu hồ sơ xin phê duyệt của đơn vị đã có trong kế hoạch Đối ngoại đầu năm được Ban ĐNTW phê duyệt, LHHVN ra quyết định đồng ý cho đơn vị tổ chức đoàn ra.

Thời gian LHHVN ra quyết định đồng ý là 05 ngày làm việc.

-    Bước 4: Tổ chức thực hiện và báo cáo

Sau khi có quyết định của LHHVN, đơn vị tiến hành tổ chức đoàn ra theo đúng nội dung, chương trình của hồ sơ.

Chế độ báo cáo:

Đơn vị phải nộp báo cáo trong vòng 07 ngày làm việc sau khi đoàn kết thúc chuyến đi và trở về.

3. Mẫu công văn

Đơn vị ………………………………… thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (LHHVN) đề nghị Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương cho phép Đơn vị được cử …. đoàn (cán bộ) ….đi công tác tại nước …. với các nội dung chính sau:

Thông tin về cơ quan cứ đoàn (cán bộ) đi công tác:

1.   Đơn vị: …………………………………………………………………….

2. Địa chỉ: …………………………… Số điện thoại: ………………………
3. Người liên hệ: ………………………….. Điện thoại: ……………………

Thông tin về đoàn (cán bộ):

Mục đích chuyến đi: ………………………………………………………………….

Thành phần đoàn, cấp trưởng đoàn: …………………………………………………...

Cơ quan, tổ chức đón tiếp, quản lý: ……………………………………………………

Thời gian làm việc: …………………………………………………………………….

Kinh phí(gồm các mục nào và do ai tài trợ)…………………………………………..

Các phụ lục gửi kèm theo công văn này gồm:

1. ...........................................................................;

2. ...........................................................................;
3. ...........................................................................

Đơn vị kính đề nghị lãnh đạo LHHVN xem xét và cho ý kiến về việc cử đoàn (cán bộ) trên đi công tác để Đơn vị có thể thực hiện theo đúng mục đích và kế hoạch đề ra.

Đơn vị cam kết thực hiện đúng chế độ báo cáo theo quy định của LHHVN và theo pháp luật hiện hành.

Trân trọng cảm ơn./.

C. PHÊ DUYỆT DỰ ÁN VIỆN TRỢ PCPNN

1. Các văn bản quy định phê duyệt dự án viện trợ PCPNN

Nghị định 93/2009/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 22/10/2009 v/v ban hành Quy chế Quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài (thay thế cho Quyết định 64/2001 QĐ-TTG ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ);

Thông tư 07/2010/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày 30/03/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP;

Thông tư 82/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 17/7/2007 hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước;

Thông tư 109/2007/TT- BTC của Bộ Tài chính ngày 10/9/2007 hướng dẫn chế độ quản lý nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại của nước ngoài cho các hội;

Quyết định 340/TTG của Thủ tướng Chính phủ ngày 24/5/1996 v/v ban hành quy chế về hoạt động của các tổ chức PCPNN tại VN (Chú ý về việc cấp giấy phép của nhà tài trợ).

2. Thẩm quyền phê duyệt dự án viện trợ PCPNN của LHHVN

LHHVN có thẩm quyền phê duyệt các khoản viện trợ PCPNN do các đơn vị trực thuộc LHHVN tiếp nhận.

* Lưu ý: LHHVN không có thẩm quyền phê duyệt các khoản viện trợ sau đây:

+         Các khoản viện trợ có nội dung liên quan đến an ninh, quốc phòng, tôn giáo, hỗ trợ xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các chủ trương, chính sách, chiến lược thuộc thẩm quyền của Chính phủ;

+         Các khoản cứu trợ khẩn cấp không có địa chỉ cụ thể;

+         Các khoản viện trợ PCPNN liên quan tới việc nhập khẩu ô tô và các phương tiện vận tải khác (máy bay, tàu, thuyền….).

3. Quy trình phê duyệt dự án viện trợ PCPNN

Bước 1: Ký kết viện trợ PCPNN

Trước khi ký kết, đơn vị phải gửi cho Ban HTQT bản dự thảo Thoả thuận viện trợ PCPNN hoặc văn kiện chương trình, dự án để xem xét và cho ý kiến. Sau khi LHHVN có ý kiến đồng ý bằng văn bản, các đơn vị trực thuộc mới tiến hành việc ký kết Thoả thuận viện trợ PCPNN.

Thời gian LHHVN ra văn bản đồng ý ký kết là 05 ngày làm việc.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Sau khi ký kết Thoả thuận viện trợ với Bên tài trợ, các đơn vị phải gửi bộ hồ sơ dự án đầy đủ cho Ban HTQT để tiến hành thẩm định và phê duyệt, gồm có:

-          Văn bản đề nghị trình phê duyệt dự án của đơn vị (tiếng Việt),

-          Văn bản của Bên tài trợ thống nhất với nội dung khoản viện trợ PCPNN và thông báo hoặc cam kết xem xét tài trợ cho khoản viện trợ PCPNN đó (tiếng Việt và tiếng nước ngoài),

-          Văn kiện chương trình, dự án. Văn kiện chương trình, dự án phải được xây dựng theo các mẫu biểu của Phụ lục 1a, 1b, 1c (tiếng Việt),

-          Ngoài ra các đơn vị cũng phải nộp văn kiện, chương trình, dự án đã gửi cho Bên tài trợ để làm tài liệu tham khảo trong quá trình thẩm định (tiếng Việt và tiếng Anh),

-          Công văn đồng ý của Thủ trưởng Bộ, ngành, địa phương đối với các dự án có nội dung liên quan đến Bộ, ngành, địa phương đó (tiếng Việt),

-          Bản sao giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy tờ hợp pháp về tư cách pháp nhân của Bên Tài trợ. Các bản sao cần được hợp pháp hoá lãnh sự để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản (tiếng Việt).

Chú ý: Các đơn vị xin phê duyệt phải nộp cho Ban HTQT 05 bộ hồ sơ thẩm định, có dấu giáp lai hoặc dấu treo của đơn vị xin phê duyệt.

Bước 3: Tiến hành phê duyệt, thẩm định hồ sơ viện trợ PCPNN

-          Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ thẩm định:

+         Hồ sơ có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu không.

-          Tham vấn ý kiến của các bên liên quan

LHHVN gửi bộ hồ sơ kèm theo văn bản đề nghị cho ý kiến chuyên môn tới các cơ quan, Bộ/ngành (Ví dụ : Bộ GD&ĐT, Bộ LĐTBXH, Bộ TT, Bộ TP, …) có liên quan đến nội dung khoản viện trợ PCPNN.

-          Thẩm định: có hai hình thức để thẩm định

+         Hình thức 1: Tổng hợp ý kiến thẩm định

Hình thức này áp dụng đối với các khoản viện trợ PCPNN có nội dung rõ ràng, đầy đủ và có ý kiến đồng thuận của các cơ quan được xin ý kiến về nội dung dự án. Trong trường hợp này, LHHVN hoàn thiện báo cáo thẩm định dự án.

+         Hình thức 2: Tổ chức hội nghị thẩm định

Trong trường hợp này, LHHVN sẽ chỉ định chủ toạ, thư ký và tổ chức hội nghị thẩm định. Thành phần được mời dự hội nghị thẩm định bao gồm đại diện LHHVN, các Bộ/ngành được lấy ý kiến và các đơn vị liên quan.

·         Nếu hội nghị thẩm định kết luận thông qua hồ sơ dự án, LHHVN sẽ hoàn thiện biên bản thẩm định dự án theo đúng mẫu biểu của phụ lục 2.

·         Nếu hội nghị không thông qua hồ sơ dự án, LHHVN sẽ yêu cầu đơn vị bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ dự án theo quy định và tiến hành các bước như đã nêu trên.

Bước 4: Ra quyết định phê duyệt

Sau khi hoàn thiện báo cáo thẩm định/ biên bản thẩm định thông qua nội dung dự án, LHHVN ra Quyết định phê duyệt dự án. Quyết định phê duyệt gồm 05 bản chính. Một bản gửi lại cho đơn vị để làm xác nhận viện trợ tại Cục Quản lý nợ và tài chính đối ngoại của Bộ TC, 03 bản sẽ được gửi kèm bộ hồ sơ dự án đầy đủ lên Bộ KH&ĐT, Bộ TC, PACCOM. Một bản do Ban HTQT lưu.

Bước 5: Thực hiện dự án

Sau khi có Quyết định phê duyệt của LHHVN, các đơn vị có trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện dự án theo đúng văn kiện dự án, tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.

Các đơn vị phải thành lập Ban Quản lý dự án. Quyết định thành lập phải gửi cho Ban HTQT chậm nhất sau 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được Quyết định phê duyệt. Quyết định thành lập Ban Quản lý dự án phải tuân theo mẫu biểu của phụ lục 4 và phụ lục 5.

4. Khung thời gian thẩm định và phê duyệt dự án viện trợ PCPNN

Thời gian thẩm định đối với các dự án là không quá 20 làm việc ngày, trong đó:

-          Thời hạn đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ đầy đủ.

-          Thời hạn xin ý kiến tham vấn của các Bộ ngành, cơ quan liên quan: không quá 12 ngày kể từ ngày gửi công văn xin ý kiến liên quan của các bên liên quan. Sau thời hạn trên, nếu các bên liên quan không có ý kiến bằng văn bản gửi LHHVN thì được xem là các cơ quan này đã đồng ý với việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.

-          Thời hạn thẩm định:

+         Thời hạn tổ chức hội nghị thẩm định: không quá 02 ngày làm việc.

+         Thời hạn chuẩn bị biên bản thẩm định: không quá 03 ngày làm việc.

5. Chế độ báo cáo

-          Báo cáo 6 tháng: Chậm nhất là vào ngày 15 tháng 7, các đơn vị phải gửi báo cáo về Ban HTQT; Bộ KH&ĐT; Bộ TC; PACCOM theo các mẫu biểu từ Biểu 1 đến Biểu 8 của phụ lục 6a.

-          Báo cáo năm: Chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 năm tiếp sau, các đơn vị phải gửi báo cáo về Ban HTQT; Bộ KH&ĐT; Bộ TC; PACCOM theo mẫu biểu của phụ lục 6b.

-          Báo cáo kết thúc dự án: Chậm nhất 6 tháng kể từ ngày kết thúc thực hiện chương trình, dự án, các đơn vị phải gửi báo cáo về Ban HTQT; Bộ KH&ĐT; Bộ TC; PACCOM theo mẫu biểu của phụ lục 6c.

-          Quyết toán dự án: được thực hiện vào thời điểm kết thúc năm tài chính theo quy định của Bộ TC. Khi quyết toán, đơn vị sẽ làm việc với Văn phòng, Ban HTQT.

Danh mục tài liệu chuẩn bị cho hoạt động Quyết toán gồm có:

+         Quyết định phê duyệt;

+         Đề cương dự án;

+         MOU với nhà tài trợ;

+         Xác nhận viện trợ của Bộ TC;

+         Báo cáo kiểm toán;

+         Báo cáo quyết toán;

+         Báo cáo kết quả hoạt động;

+         Chứng từ.

6.        Chú ý: Cách giải quyết trong một số trường hợp đặc biệt, cụ thể như sau:

-          Trong trường hợp Bên tài trợ chưa bao giờ hoạt động tại Việt Nam trước đây, dự án đang cần phê duyệt là dự án và hoạt động đầu tiên của Bên tài trợ tại Việt Nam, đơn vị phải đề nghị Bên tài trợ gửi bản photo giấy phép hoạt động được hợp pháp hoá lãnh sự và nộp kèm trong hồ sơ phê duyệt.

-          Trong trường hợp Bên tài trợ đã đăng ký hoạt động với PACCOM và đang chờ nhận giấy đăng ký thì Đơn vị có thể trình bày rõ lý do trong công văn trình phê duyệt lên LHHVN, sau đó LHHVN có thể kiểm tra trực tiếp với bên PACCOM.

-          Đối với các dự án không thuộc thẩm quyền PDDA của LHHVN và do Thủ tướng phê duyệt thì quy trình như sau:

+         Đơn vị nộp hồ sơ văn kiện dự án đầy đủ và hoàn thiện lên Ban HTQT;

+         LHHVN xem xét nội dung dự án và gửi công văn lên Bộ KH&ĐT để trình thủ tướng CP;

+         Bộ KH&ĐT tiến hành thẩm định và đánh giá hồ sơ dự án theo quy định tại Nghị định 93/2009 của Chính phủ về việc Ban hành Quy chế sử dụng và quản lý nguồn viện trợ PCPNN.

-          Đối với các khoản viện trợ phi dự án là các phương tiện đã qua sử dụng thì ngoài các văn bản đã quy định trong hồ sơ thẩm định, cần có thêm các văn bản sau:

+          Bản đăng ký hoặc Giấy chứng nhận sở hữu phương tiện của Bên tài trợ;

+          Giấy chứng nhận đăng kiểm của cơ quan có thẩm quyền của nước Bên tài trợ. Trong trường hợp có phương tiện tạm nhập tái xuất thì cần có Giấy chứng nhận đăng kiểm của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ;

+          Văn bản giám định phương tiện vận tải còn hơn 80% so với giá trị sử dụng mới do tổ chức giám định có thẩm quyền của nước Bên tài trợ xác nhận.

7. Mẫu công văn: Xem bên dưới
8. Phụ lục

Các phụ lục được gửi kèm theo bộ Hướng dẫn này.

TỜ TRÌNH

V/v: Phê duyệt dự án nhận nguồn viện trợ nước ngoài

Kính gửi: Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam

Trung tâm ………………………………… thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (LHHVN) đề nghị Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương cho phép Trung tâm được tiếp nhận từ nước ngoài để thực hiện giai đoạn 1 của dự án “………………………” trong thời gian từ tháng …… năm ………. đến tháng …….. năm ……… với các nội dung chính sau:

4. Tên dự án: …………………………………………………………………
5. Đơn vị tiếp nhận dự án: ……………………………………………………
6. Địa chỉ: …………………………… Số điện thoại: ………………………
7. Người liên hệ: ………………………….. Điện thoại: ……………………
8. Thời gian thực hiện: ………………………………………………………
9. Mục tiêu dự án: ……………………………………………………………
10. Tổ chức tài trợ: …………………………………………………………….
11. Kinh phí tài trợ: …………………………………………………………….
12. Hoạt động của dự án: mô tả chi tiết như trong văn kiện dự án.
13. Kinh phí thực hiện: tổng kinh phí thực hiện giai đoạn 1 do tổ chức …………… tài trợ không hoàn lại. Phân bổ kinh phí như sau:

Chi tiết phân bổ kinh phí thực hiện dự án được nêu trong Văn kiện dự án.

Các tài liệu gửi kèm theo công văn này gồm:

4. …………………………………………….
5. …………………………………………….
6. …………………………………………….

7.       …………………………………………….

Trung tâm kính đề nghị lãnh đạo LHHVN sớm phê duyệt khoản viện trợ trên để Trung tâm có thể thực hiện dự án theo đúng mục đích và kế hoạch đề ra.

Trung tâm cam kết thực hiện đúng chế độ báo cáo và chế độ tài chính theo quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam .

CÁC VĂN BẢN QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG

HỢP TÁC QUỐC TẾ

1. Nghị định 93/2009/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 22/10/2009 v/v ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ PCPNN.
2. Thông tư số 07/2010/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày 30/3/2010   hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ.
3. Thông tư 82/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 17/7/2007 hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước.
4. Thông tư 109/2001/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 10/9/2007 hướng dẫn chế độ quản lý nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại của nước ngoài cho các hội.
5. Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ngày 21/8/2001 về tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Namvà các quy định hiện hành của Nhà nước.
6. Quyết định 340/TTG của Thủ tướng Chính phủ ngày 24/5/1996 v/v ban hành quy chế về hoạt động của các tổ chức PCPNN tại VN (Chú ý về việc cấp giấy phép của nhà tài trợ).
7. Công văn 44-HD/ĐNTW của Ban Đối ngoại Trung ương ngày 25/12/2004 hướng dẫn một số vấn đề cụ thể về thực hiện Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại.
8. Công văn số 8228/BTC-KBNN của Bộ Tài chính ngày 10/6/2009 về việc ghi thu ghi chi NSNN vốn viện trợ năm 2008 và 2009.
9. Công văn số 12911/BTC-KBNN của Bộ Tài chính ngày 14/9/2009 về việc ghi thu ghi chi NSNN vốn viện trợ không hoàn lại.