Vusta Tập huấn công tác Quản trị Văn phòng

Quản trị Văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan  nào, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của cơ quan và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của cơ quan. 

Quang cảnh buổi tập huấn

Buổi tập huấn vừa diễn ra chiều nay (26/10)  tại trụ sở Vusta  - 53 Nguyễn Du, Hà Nội với sự tham dự của toàn thể CBCNV cơ quanLiên hiệp Hội Việt nam (LHHVN), Nhà xuất bản Tri thức, Qũy Hõ trợ sáng tạo Kỹ thuật Việt Nam, do Pgs Ts Vũ Thị Phụng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) trực tiếp giảng dạy.

Theo Pgs Ts Vũ Thị Phụng: Công việc của một người quản trị văn phòng là người có trách nhiệm đảm nhận một phần công việc hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng chẳng hạn như: quản lý các văn bản, các hồ sơ và tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về liên lạc, thông tin, giao tiếp và  đồng thời tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan.

Nói cụ thể hơn nghiệp vụ quản trị văn phòng là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ văn bản, các công việc hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho phòng, ban, thủ trưởng , chính vì vậy người làm công tác quản trị văn phòng cần trang bị một lượng kiến thức đầy đủ từ các nghiệp vụ đến quản trị và luật. 

Pgs Ts Vũ Thị Phụng trực tiếp truyền đạt kiến thức về Quản trị Văn phòng

Tại buổi tập huấn, Pgs Ts Vũ Thị Phụng đã truyền đạt rất kĩ lưỡng, bài bản những kiến thức trong công tác Quản trị Văn phòng như về nội dung cần có của Quản trị Văn phòng; Xây dựng trụ sở, cảnh quan nơi làm việc; Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc ; Chuẩn hóa các hoạt động bằng quy chế, quy định, quy trình, nội quy; Quản trị thông tin: công tác văn thư, lưu trữ + Ứng dụng công nghệ và quản lý thông tin mạng; Tổ chức khoa học các hoạt động: hội họp, sự kiện; Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp; Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị; Xây dựng văn hóa tổ chức; Thiết lập Bộ phận để tham mưu, giúp việc về Quản trị Văn phòng (Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức)…; Tuyển dụng, bố trí cán bộ hành chính, văn phòng; Ban hành, phổ biến các quy chế, quy định, quy trình, nội quy; Phổ biến, hướng dẫn, đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ Hành chính - Văn phòng cho cán bộ, nhân viên; Thường xuyên kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm và cải tiến các quy chế, quy định, quy trình

Cán bộ, công nhân viênLHHVNtham dự tập huấn

Phương pháp tổ chức thực hiện một số nội dung của Quản trị Văn phòng gồm: Xây dựng trụ sở và cảnh quan nơi làm việc; Chuẩn hóa quy trình, thủ tục hành chính; Thực hiện công tác tham mưu tổng hợp;  Thực hiện công tác văn thư và lưu trữ; Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện; Thực hiện công tác lễ tân, giao tiếp;  Thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước ;Tổ chức công tác quản lý cơ sở vật chất...

Pgs Ts Vũ Thị Phụng  cho rằng, trách nhiệm của người đứng đầu trong Quản trị Văn phòng phải làm là: Thiết lập Bộ phận để tham mưu, giúp việc về Quản trị Văn phòng (Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, Phòng HC-TC…) ;Tuyển dụng, bố trí cán bộ hành chính, văn phòng; Ban hành, phổ biến các quy chế, quy định, quy trình, nội quy… ;Phổ biến, hướng dẫn, đào tạo về Kỹ năng, nghiệp vụ Hành chính - Văn phòng ;Thường xuyên kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm và cải tiến các quy chế, quy định, quy trình

Cán bộ, công nhân viênLHHVNtham dự tập huấn

Cũng thep Pgs Ts Vũ Thị Phụng:  Trách nhiệm của người được giao quyền, ủy quyền trong Quản trị Văn phòng: Quản lý, điều hành hoạt động của Bộ phận Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, Phòng HC-TC…; Tham mưu cho lãnh đạo và tổ chức thực hiện các quyết định của lãnh đạo trong việc; Tuyển dụng, bố trí cán bộ hành chính, văn phòng ; Phổ biến các quy chế, quy định, quy trình; Tổ chức hướng dẫn, đào tạo về Kỹ năng, nghiệp vụ Hành chính - Văn phòng;  Kiểm tra, đánh giá và tham mưu cách xử lý vi phạm và cải tiến các quy chế, quy định, quy trìnH…

Trách nhiệm của những người thực hiện: Tìm hiểu và tuân thủ các quy chế, quy định, quy trình, nội quy…; Thực hiện công việc được giao theo đúng quy trình nghiệp vụ; Rèn luyện, nâng cao kỹ năng hành chính - văn phòng (kỹ năng làm việc); Thường xuyên cải tiến, sáng tạo trong công việc ….

PV.