Đắk Lắk: Hệ thống quản lý thư viện - văn thư tích hợp trí tuệ nhân tạo SmartLibDoc.AI

Trong hoạt động thư viện, điểm nghẽn thường thể hiện ngay từ khâu biên mục và cung cấp thông tin đầu vào cho bạn đọc. Danh mục sách phần lớn được nhập tay vào các bảng tính rời rạc, không thống nhất trường dữ liệu nên cùng một chủ đề có thể xuất hiện nhiều biến thể cách viết, gây trùng lặp và làm giảm độ chính xác của tra cứu. Giáo viên và học sinh khi tìm tài liệu thường chỉ có danh sách tên sách, không có tóm tắt nội dung, không có gợi ý theo chủ đề hay theo độ tuổi. Nghiệp vụ mượn – trả ở nhiều nơi vẫn dựa trên sổ giấy hoặc bảng tính Excel, ghi nhận thủ công từng phiếu, dẫn đến nguy cơ sai sót khi nhập liệu, khó kiểm soát trạng thái mượn – trả theo thời gian thực và mất nhiều công sức tổng hợp báo cáo kỳ. Những sai lệch nhỏ (như nhập nhầm mã sách, không đồng bộ họ tên – lớp – mã thẻ bạn đọc) tích tụ theo thời gian, làm tăng chênh lệch kiểm kê, gây khó khăn cho công tác quyết toán tài sản thư viện và đánh giá hiệu quả phục vụ.

Đối với công tác văn thư, quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản trong nhiều đơn vị vẫn bám vào sổ đăng ký và luân chuyển tờ trình theo tuyến. Hệ quả là cán bộ, giáo viên phải sử dụng nhiều tài khoản ở nhiều hệ thống khác nhau. Mỗi hệ thống có cấu trúc dữ liệu, phân quyền và cách thức cập nhật khác nhau, làm phát sinh độ trễ trong phối hợp công việc và khó đồng bộ báo cáo tổng hợp cấp trường. Đáng chú ý, hoạt động số hóa văn bản mới dừng ở việc quét tệp hình ảnh; do thiếu quy trình OCR chuẩn hóa nên văn bản số hóa không thể tìm kiếm toàn văn, việc tra cứu vẫn phải dựa vào một vài trường chỉ mục cơ bản (số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày ban hành…). Khi khối lượng hồ sơ tăng, việc truy xuất nội dung cụ thể trong một tập hồ sơ trở nên tốn thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ và năng lực đáp ứng hạn xử lý.

CN. Nguyễn Thế Trường

Nhằm khắc phục những hạn chế nêu trên, CN. Nguyễn Thế Trường cùng các cộng sự (Đinh Nữ Thuỳ Linh; Nguyễn Thị Tố Oanh; Lê Nguyễn Hoàng Hà), là những nhân viên, học sinh, Trường Tiểu học, THCS và THPT Hoàng Việt, đã xây dựng giải pháp “Hệ thống quản lý thư viện - văn thư tích hợp trí tuệ nhân tạo SmartLibDoc.AI”.

Mục đích của giải pháp là thay thế cách quản lý rời rạc, thủ công bằng một nền tảng hợp nhất, hiện đại và thông minh, có khả năng: Quản lý đồng thời sách in và tài liệu số; Quản lý văn bản – hồ sơ hành chính theo đúng quy định; Tích hợp trí tuệ nhân tạo để tóm tắt, gợi ý và tra cứu tự nhiên; Tự động hóa các nhắc việc, cảnh báo và báo cáo quản trị; Đảm bảo bảo mật dữ liệu, dễ vận hành, dễ nhân rộng. Qua đó, giải pháp hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả phục vụ, phát triển văn hóa đọc, tối ưu nguồn lực nhân sự và hỗ trợ công tác quản lý nhà trường.

Giải pháp đã khắc phục tình trạng dữ liệu phân tán, xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất, tránh nhập liệu trùng lặp, dễ dàng tổng hợp báo cáo liên ngành; Giải quyết bất cập trong mượn - trả thủ công, thay bằng quản lý tự động, có nhắc hạn trả, có thống kê chính xác; Khắc phục hạn chế của kho tài liệu số rời rạc, bằng cách tổ chức thành thư viện số tích hợp, có trình đọc trực tuyến, có thống kê hành vi đọc; Khắc phục tình trạng số hóa không có OCR, bằng cách triển khai OCR toàn diện để mọi văn bản scan đều có thể tìm kiếm toàn văn; Giải quyết hạn chế thiếu nhắc việc tự động, bằng cách tích hợp hệ thống cảnh báo hạn xử lý văn bản, hạn trả sách; Bổ sung báo cáo quản trị hiện đại, cung cấp dashboard trực quan, giúp lãnh đạo có thông tin thời gian thực để ra quyết định.

Bên cạnh việc khắc phục hạn chế, nhóm nghiên cứu còn tạo ra những giá trị mới cho công tác quản lý thư viện và văn thư, gồm: Ứng dụng trí tuệ nhân tạo: Tóm tắt nội dung sách, văn bản; gợi ý tài liệu theo độ tuổi, chủ đề, lịch sử sử dụng; chatbot hỗ trợ tra cứu bằng ngôn ngữ tự nhiên; Cá nhân hóa trải nghiệm học tập: Học sinh có thể nhận gợi ý sách phù hợp với môn học, giáo viên có thể nhanh chóng tìm tài liệu tham khảo bổ trợ cho tiết dạy; Hỗ trợ quản lý liên trường: Giải pháp được thiết kế để dễ nhân rộng, nhiều trường có thể sử dụng chung một nền tảng nhưng dữ liệu vẫn tách biệt, từ đó giảm chi phí và tăng khả năng hợp tác, chia sẻ tài nguyên; Bảo mật và tuân thủ: Hệ thống tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, đồng thời áp dụng các cơ chế bảo mật hiện đại để bảo vệ dữ liệu người dùng.

Giải pháp làm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ nhờ số hóa toàn diện; Giảm nhân lực cho thao tác thủ công, giảm sai sót, tăng tính chính xác; Tối ưu hóa chi phí bổ sung tài liệu bằng dữ liệu thống kê thực tế về nhu cầu đọc; Tạo điều kiện chia sẻ tài nguyên số giữa các trường, giảm chênh lệch vùng miền.

CN. Nguyễn Thế Trường chia sẻ: Sau khi áp dụng Giải pháp, cho thấy, nếu trước đây thủ thư cần 2–3 ngày để tổng hợp báo cáo mượn – trả toàn trường, thì nay chỉ cần vài phút. Hoặc thay vì in ấn hàng ngàn trang công văn, nhà trường có thể phát hành điện tử có chữ ký số, tiết kiệm đáng kể chi phí.

Nguyên lý của giải pháp: Hệ thống quản lý SmartLibDoc.AI được xây dựng dựa trên nguyên lý kết hợp giữa quản lý cơ sở dữ liệu thư viện truyền thống, lưu trữ văn bản và công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) hiện đại, triển khai trên nền tảng ứng dụng phần mềm.

Hệ thống được thiết kế theo hướng mô-đun, linh hoạt trong triển khai, có thể cài đặt độc lập cho từng trường mà không phụ thuộc vào máy chủ tập trung. Mỗi trường có thể vận hành hệ thống theo nhu cầu riêng, tùy biến theo năm học, danh mục sách, cơ cấu lớp học và số lượng học sinh. Đây là ưu điểm quan trọng vì điều kiện thực tế của mỗi trường là khác nhau, đặc biệt ở những vùng nông thôn, miền núi, nơi hạ tầng chưa đồng bộ. Hệ thống cũng có khả năng vận hành ổn định trong môi trường mất kết nối Internet tạm thời nhờ cơ chế lưu trữ cục bộ và đồng bộ lại khi có mạng. Điều này tạo thuận lợi rất lớn cho các trường vùng sâu, vùng xa, vốn thường gặp khó khăn về hạ tầng kỹ thuật.

TS. Phan Xuân Lĩnh, Chủ tịch Liên hiệp các Hội KH&KT tỉnh, nhận xét: giải pháp SmartLibDoc.AI có tính ứng dụng cao, có thể triển khai ngay trong các trường phổ thông với điều kiện hạ tầng hiện có. Giải pháp phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong ngành giáo dục, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài nguyên thư viện.